Les entreprises se tournent aujourd’hui vers des initiatives « zéro papier » et font le choix de la dématérialisation de leurs documents RH. Ces projets de dématérialisation RH vont de la mise en place de workflows de demandes adressées aux RH (demande d’absence, demande d’attestation…) jusqu’à la dématérialisation complète du bulletin de salaire.
Dématérialisation des documents RH, des habitudes à changer
Malgré le mouvement général engagé vers le « tout électronique », la mise en place de documents numériques dans les entreprises bouleverse les habitudes et vient remettre en question l’organisation de chacun et son mode de fonctionnement.
Les salariés ont des réactions et des motifs d’inquiétude très divers en fonction de leurs habitudes de consommation du numérique (questions relatives à la sécurité, l’intégrité et la pérennité des documents numérisés, ou à la validité de ces documents). Et malgré une habitude de plus en plus généralisée du numérique, il est plus facile d’accepter de dématérialiser son CV que son bulletin de salaire, ayant une valeur à la fois légale, symbolique et très privée.
Un accompagnement au changement à effectuer
Ils doivent donc être accompagnés lors de la mise en œuvre de projets de dématérialisation. La réalisation d’une cartographie des acteurs et d’une analyse d’impact permet d’avoir une vision précise du contexte de l’entreprise et une estimation « raisonnable » du taux de dématérialisation pouvant être attendu en fonction des directions ou populations.
En effet le taux de réussite de l’implémentation d’une solution de dématérialisation des bulletins de salaire ne peut pas être le même, par exemple, dans une entreprise traditionnelle du secteur du bâtiment – où la remise du bulletin de salaire en main propre aux membres de son équipe reste un acte fort de management – et dans une entreprise du secteur tertiaire où les collaborateurs peuvent déjà être familiers avec la dématérialisation des documents.
Communiquer pour mobiliser
Le plan d’accompagnement à la conduite du changement doit prévoir un plan de communication et de mobilisation fort pour lever les résistances et les inquiétudes des collaborateurs. Ces actions doivent s’inscrire dans le cadre du contexte global du projet : s’agit-il d’une démarche de développement durable globale à l’entreprise, d’un projet de dématérialisation de l’ensemble des documents de l’entreprise ou au contraire s’agit-il uniquement d’un projet de dématérialisation des documents RH ou même des bulletins de salaires ?
La communication auprès des Instances Représentatives du Personnel doit être particulièrement soignée. Les IRP, si elles sont convaincues des gains et avantages pour le salarié (mise à disposition d’un espace large de stockage des documents numérisés, intégration du projet dans la démarche éco-responsable de l’entreprise, ré-investissement des économies attendues dans des actions sociales…), pourront constituer un relai de communication positive auprès des collaborateurs.
Le chef de projet ne soit pas sous-estimer les actions d’accompagnement nécessaires à la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des documents RH sous peine d’avoir un taux d’adhésion très en deçà des indicateurs souhaités.
Pour sécuriser ce type de projet et pour définir le plan d’accompagnement le plus approprié à son contexte, le chef de projet peut donc faire appel à des consultants externes ou sensibiliser ses équipes internes grâce à une formation à la conduite du changement.