Une architecture solide du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est essentielle pour une gestion efficace des Ressources Humaines (RH). Un SIRH adapté permet à toute organisation de mettre en avant et d’exécuter efficacement sa politique RH. Afin de rester compétitif et attractif, il est impératif de s’équiper et d’être à la page en termes de technologie. L’intégration des outils SIRH offre des avantages stratégiques et opérationnels :
- Centralisation des données des collaborateurs pour renforcer la sécurité, faciliter leur gestion et fournir une base fiable afin de sortir des indicateurs et des analyses des tendances.
- Automatisation et uniformisation des processus pour une cohérence des politiques RH et des pratiques internationales.
- Gestion des talents simplifiée, incluant évaluation des compétences, recrutement, mobilité internationale et planification de la relève.
La complexité d’un SIRH international réside dans la diversité des besoins culturels et réglementaires. Il est essentiel pour un Groupe international de mettre en place un SIRH commun tout en tenant compte des spécificités locales. L’enjeu principal est d’harmoniser la stratégie RH du Groupe avec les spécificités locales. La mise en place d’un SIRH international nécessite donc une attention particulière pour assurer sa pérennité.
Fort de notre expertise dans l’accompagnement des entreprises et organisations ayant une croissance transfrontalière sur le choix et le déploiement de leurs nouveaux outils, nous vous partagerons une analyse de notre expérience et les précautions à prendre en amont du déploiement du projet.
Nous nous appuyons sur une liste de points de vigilance faisant l’objet, pour chacun d’entre eux, d’un article à part entière :
- La construction des référentiels, objet de notre article aujourd’hui
- La sécurisation du chantier de reprise des données
- La circulation des informations à travers les interfaces
- Le pouvoir des rapports
Définir le référentiel pour mieux comprendre son rôle dans un projet SIRH à l’international
Définir un référentiel peut sembler complexe tant le concept est vaste et multidimensionnel. Avant d’aborder sa mise en place, nous nous intéresserons à toutes ses facettes afin d’appréhender son rôle stratégique dans un projet SIRH à l’international.
Un référentiel permet de définir l’organisation dans ses multiples dimensions : ses entités, sa hiérarchie, ses emplois et compétences, ses typologies de contrats, ses collaborateurs, ses formations et bien plus encore. On ne parle donc pas d’un unique référentiel, mais bien d’un ensemble de référentiels, adaptés aux besoins spécifiques de l’organisation et de son SIRH.
Ainsi, loin d’être une simple base de données, un référentiel est un cadre structurant qui définit, organise et unifie les données. Il sert de point de référence unique et fiable, garantissant cohérence, uniformité et fiabilité des informations à travers toutes les entités de l’organisation.
Un référentiel est à l’organisation ce qu’une carte d’identité est à un individu : il assure que chaque élément a une définition claire et uniforme, quel que soit le pays ou la filiale concernée.
Dans un contexte international où coexistent différentes langues, cultures et pratiques RH, ce cadre structurant devient une véritable langue commune. Il permet à tous les collaborateurs, qu’ils soient basés en Europe, en Amérique ou en Asie, qu’ils viennent de métiers différents, de parler le même langage et de partager une même compréhension des données.
Maintenant qu’on comprend mieux la définition d’un référentiel et son rôle, qu’y trouve-t-on concrètement ?
L’objectif n’est pas ici d’en dresser une liste exhaustive, mais plutôt d’illustrer leur diversité et leur importance à travers quelques exemples clés que l’on peut retrouver dans un SIRH :
Le référentiel organisationnel est sans aucun doute le plus structurant. Il définit la manière dont l’entreprise est organisée : ses entités légales, ses divisions, ses filiales, ses établissements, ou encore ses centres de coûts.
Le référentiel des emplois fonctionne comme un catalogue des métiers et fonctions au sein de l’organisation. Il contient les familles et sous-familles d’emplois, la classification de chaque emploi, leur description détaillée, les compétences requises et les perspectives d’évolution. Dans un contexte international, l’harmonisation des métiers peut être complexe tant la vision est différente d’un pays à un autre.
Le référentiel des données collaborateurs regroupe toutes les informations des collaborateurs dont l’organisation a besoin. Il inclut des données personnelles et administratives comme les identifiants uniques, le nom, le genre, la nationalité ou encore le statut contractuel. Attention de ne pas confondre référentiel et données, les référentiels sont ce qui est nécessaire à la récolte de l’information, par exemple le nom, et la donnée sera le nom de la personne, par exemple Martin. Ces informations varient selon les exigences légales de chaque pays.
Le référentiel des compétences ou encore le catalogue de formation jouent un rôle clé dans la gestion des talents. D’un côté, le référentiel des compétences permet d’identifier et de structurer les savoir-faire et expertises présents au sein de l’organisation. De l’autre, le catalogue de formation centralise l’ensemble des programmes de formations mis à disposition des collaborateurs.
Maintenant que nous avons compris le rôle stratégique d’un référentiel dans une organisation, la question suivante se pose : comment construire un référentiel solide et adapté aux enjeux d’un projet SIRH international ?
La construction des référentiels répondant à une structure internationale
La construction des référentiels est une étape clé qui intervient dès le début, et même en amont, du projet SIRH. Une approche méthodique est essentielle pour garantir leur pertinence, leur cohérence et leur alignement avec les besoins de l’organisation dans son projet SIRH.
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Définir le périmètre du projet et identifier les référentiels clés
La première étape consiste à analyser le périmètre du projet afin d’identifier les référentiels à construire ou à harmoniser. Dès les premiers ateliers, l’éditeur ou l’intégrateur demandera ces éléments, il est toutefois vivement conseillé d’anticiper ce travail permettant de maximiser la valeur ajoutée des échanges en se concentrant sur les questions critiques et les arbitrages nécessaires.
L’inventaire des référentiels doit être exhaustif et structuré. Il est également essentiel de définir le niveau de détail attendu pour chaque référentiel en fonction des objectifs du projet et des usages futurs.
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Mettre en place une gouvernance et impliquer les experts métier
La construction des référentiels ne peut pas être menée en silo. Une équipe doit être constituée, incluant des experts métier de chaque pays ou entité concernée. Ces acteurs clés apporteront leur connaissance des spécificités locales et garantiront que les référentiels répondent aux besoins des équipes sur le terrain.
L’arbitrage est une étape incontournable : certaines données devront être harmonisées, tandis que d’autres devront conserver une granularité locale. Pour éviter des blocages et accélérer la prise de décision, il est crucial de définir en amont une gouvernance claire des référentiels, précisant qui prend la décision finale en fonction des arbitrages pris.
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Analyser l’existant et évaluer la cohérence des référentiels
On remarque que par héritage historique ou par souci de praticité, de nombreux référentiels coexistent au sein d’une organisation sans réelle harmonisation. Lorsqu’une organisation mène une stratégie de croissance par acquisition, il est fréquent que chaque entité conserve ses propres référentiels, créant ainsi des disparités. De même, les différents domaines métiers peuvent avoir développé leurs propres référentiels en fonction de leurs spécificités, entraînant des écarts structurels et un manque d’uniformité dans les processus. Avant d’envisager la construction de nouveaux référentiels, il est donc essentiel d’analyser ceux qui existent déjà.
Cette phase d’analyse permet de :
- Recenser les référentiels existants et identifier leurs sources.
- Évaluer leur cohérence et leur compatibilité entre les différentes entités ou pays.
- Identifier les écarts et les doublons qui pourraient nécessiter une harmonisation.
Un projet SIRH représente une excellente opportunité pour rationaliser et standardiser ces référentiels. Plutôt que de simplement transposer l’existant dans un nouvel outil, il faut en profiter pour repenser leur structure, garantir qu’ils répondent aux besoins à long terme de l’organisation et les adapter dans le SIRH.
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Harmoniser le vocabulaire et structurer une nomenclature logique
L’un des défis majeurs dans un projet SIRH international est l’uniformisation du vocabulaire. Un même concept peut être nommé différemment selon les pays, les métiers ou les outils utilisés. Il est donc nécessaire d’adopter une nomenclature homogène.
Cette nomenclature doit répondre à plusieurs exigences :
- Clarté : des libellés compréhensibles par tous.
- Cohérence : des règles de nommage uniformes pour toutes les données du même type.
- Pérennité : une structure stable et évolutive, qui pourra s’adapter aux futurs besoins du SIRH.
Un référentiel bien construit permet une meilleure consolidation des données et garantit la fiabilité des rapports globaux.
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Assurer le lien entre référentiels et données
Les référentiels ont un impact direct sur toutes les phases du projet, notamment sur la reprise de données. L’équipe en charge de cette reprise devra savoir précisément à quels référentiels rattacher chaque donnée migrée. Une incohérence à ce niveau peut entraîner des erreurs critiques dans le SIRH. La définition des référentiels en amont facilite donc la structuration des données historiques et leur intégration fluide dans le nouvel outil.
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Garantir la compatibilité avec les autres outils via les interfaces
Les référentiels ne servent pas uniquement à structurer l’information en interne, ils doivent aussi permettre une communication fluide entre les différents systèmes d’informations utilisés par l’organisation.
Les interfaces entre le SIRH et les autres systèmes (outil de paie, autres outils SIRH, outil de finance, ERP, etc.) reposent sur des référentiels communs. Une incohérence dans la définition d’un référentiel peut entraver la bonne communication entre ces outils, entraînant des anomalies et des blocages opérationnels.
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Anticiper la traduction des référentiels
Dans un projet SIRH international, la question de la traduction est souvent sous-estimée, alors qu’elle représente une charge de travail conséquente. Si certains référentiels sont déjà traduits dans une majorité des outils, une grande partie reste propre à l’organisation et nécessite un effort de traduction.
La construction des référentiels est bien plus qu’un simple exercice technique : c’est une étape stratégique qui conditionne la réussite du projet SIRH.
Les leviers d’optimisation d’un projet SIRH à travers les référentiels
L’optimisation d’un projet SIRH à l’international repose sur une gestion efficace des référentiels, qui doivent évoluer dans le temps tout en garantissant cohérence et qualité des données. Plusieurs leviers permettent d’optimiser leur gestion. Plusieurs axes peuvent être explorés pour optimiser la gestion des référentiels dans le projet SIRH et après.
Documentation des référentiels
Une documentation complète et détaillée des référentiels est un levier clé pour garantir leur bonne gestion, en particulier dans un contexte international. Chaque référentiel, ainsi que ses règles de gestion, ses évolutions et ses spécifications techniques, doit être documenté de manière transparente et accessible à tous les intervenants du projet. Elle assure une bonne compréhension et utilisation des référentiels (respect de la nomenclature), facilite la gestion des mises à jour et assure la communication entre les différents acteurs, notamment les équipes locales, les intégrateurs, et les experts métiers.
Maintenance des référentiels
La maintenance continue des référentiels est indispensable pour assurer leur pertinence et leur efficacité. Un référentiel n’est pas une entité statique, il évolue en fonction des besoins de l’organisation, des changements réglementaires et des retours d’expérience des utilisateurs. Pour ce faire, il est essentiel d’établir une gouvernance claire de la maintenance des référentiels.
Versionning des référentiels
Le versionning des référentiels permet d’assurer la gestion de l’évolution des données au sein d’un projet SIRH. Chaque changement apporté à un référentiel devra être documenté avec un suivi des versions successives garantissant la traçabilité des évolutions. Le versionning permet de maintenir une cohérence entre les différentes versions d’un même référentiel tout en offrant la possibilité de revenir à une version antérieure en cas de besoin. De plus, cela facilite l’intégration de nouvelles entités ou la prise en compte de nouveaux pays dans le SIRH sans perturber les structures existantes.
Automatisation des contrôles de qualité
Un autre levier clé pour optimiser les référentiels dans un projet SIRH est l’automatisation des contrôles de qualité. L’automatisation des processus de contrôle de qualité permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de réduire les risques d’erreurs humaines. Les outils d’automatisation peuvent être configurés pour détecter les incohérences ou les erreurs dans les référentiels (par exemple, des doublons, des erreurs de codification ou des valeurs incorrectes) et alerter les responsables en temps réel. Cela permet également de garantir que les référentiels respectent les règles de validation définies, en tenant compte des spécificités de chaque pays et des exigences réglementaires locales.
Utilisation de l’intelligence artificielle pour l’audit et l’harmonisation continue des référentiels
L’intelligence artificielle (IA) peut jouer un rôle majeur dans l’optimisation des référentiels, notamment en ce qui concerne l’audit et l’harmonisation continue des données. Grâce à des algorithmes avancés, l’IA peut analyser en temps réel les référentiels et détecter des incohérences ou des divergences entre les différentes entités ou pays. Elle peut également proposer des ajustements pour garantir une homogénéité maximale entre les référentiels, en tenant compte des spécificités locales tout en respectant les standards globaux.
En résumé, une des clés de réussite d’un projet SIRH à l’international repose sur des référentiels solides, bien construits et optimisés.
Leur définition permet d’établir un cadre structurant et un langage commun pour l’ensemble des entités. Leur construction exige une méthodologie rigoureuse impliquant la mise en place d’une gouvernance dédiée, une volonté forte d’harmonisation entre les entités et également des interactions avec les autres responsables d’outils utilisant les mêmes référentiels que ceux présent dans le SIRH pour garantir une cohérence globale au sein de l’organisation.
Leur optimisation peut passer par divers leviers comme le versionning, l’automatisation des contrôles et l’IA pour garantir leur fiabilité et leur évolutivité.
En maîtrisant ces aspects, les organisations assurent un SIRH performant et durable, véritable levier de transformation RH à l’échelle internationale.
