DSN, vers plus de simplification
A partir de janvier 2016, finies les confusions : vous n’aurez plus à envoyer vos déclarations sociales à divers organismes de protection sociale (OPS). Vous remplirez chaque mois une seule déclaration par salarié, la DSN, à destination d’un organisme unique qui redirigera et transmettra ensuite les différentes données aux OPS correspondants (Acoss, Pôle emploi, Cnav, etc.).
Dans quel but a été mise en place la DSN ?
Selon le rapport intitulé « La complexité, un mal sournois qui ronge notre économie », émis en 2008 par Clarisse Reille, la production et l’envoi de ces documents coûteraient chaque année plus de 100 milliards d’euros aux entreprises françaises. La DSN serait donc un bel exemple de « choc de simplification » mais aussi de « caresse économique », souhaités notamment par l’association pour la Simplification et la Dématérialisation des Données Sociales (SDDS) dans leur livre blanc intitulé «12 façons de simplifier la vie des entreprises ».
Le second but, plus dissimulé, de cette dématérialisation administrative est de vérifier l’exactitude de toutes vos déclarations sociales et ainsi de lutter plus efficacement contre la fraude. L’organisme collecteur saura rapidement si le montant de telle cotisation sociale correspond bien à tel contrat de travail signé avec tel salarié. Pour garantir cette transparence quasi-instantanée, la DSN relative aux rémunérations versées au cours d’un mois doit impérativement être adressée au plus tard le 5 du mois suivant (dans le cas des cotisations non mensualisées, vous aurez jusqu’au 15 du mois suivant).
Quelles déclarations vont disparaître ?
Ce sont en tout 30 déclarations obligatoires qui seront progressivement remplacées par la DSN, incluant plus de 150 types de données. Seront notamment supprimées :
. La déclaration mensuelle de mouvements de main d’œuvre (DMMO)
. La déclaration de radiation d’un salarié pour les contrats groupes complémentaires ou supplémentaires (institutions de prévoyance, assurances, mutuelles)
. Attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières maladie, maternité et paternité pour la CNAM et la MSA,
. L’attestation employeur pour Pôle Emploi (AE).
Toutes les entreprises sont concernées, y compris celles à statut public, si une majorité de leurs salariés sont au régime général ou spécial. Seuls les employeurs particuliers de personnel de maison y échappent, tandis que les trois fonctions publiques (étatique, territoriale, hospitalière) bénéficieront d’un délai de mise en place supplémentaire, non fixé à ce jour.
La DSN impactera à la fois votre service paie et les personnes chargées de remplir vos déclarations. Aujourd’hui distinctes, les deux activités seront chainées et quasiment intégrées à l’occasion de cette évolution légale. Petit à petit se dessinera donc une seule entité, que l’on pourrait qualifier de « service des données RH ».
Anticipez l’arrivée de la DSN
Une fois votre DSN renseignée et envoyée, vous aurez un mois maximum pour la modifier, soit jusqu’à la déclaration suivante. Un rythme mensuel à prendre, surtout si vous êtes plutôt habitué à des procédures annuelles, comme avec la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS-U) ou encore la Déclaration Obligatoire d’Emploi des Travailleurs Handicapés (DOETH). Mieux vaut donc anticiper au maximum la nouvelle charge de travail que cela impliquera, d’autant que les déclarations événementielles (en cas de départ d’un collaborateur, de maladie, etc.) seront toujours à remplir dans le cadre de la DSN.
Il est évident que cette régularité nécessite des contrôles des données paie réalisées en amont, pour éviter d’entreprendre de lourdes et coûteuses mesures de vérification à posteriori. Ces contrôles devront être rapides, rigoureux, processés voire automatisés.
Afin de transformer cette contrainte légale en opportunité, nous vous conseillons dès maintenant :
. De diagnostiquer votre organisation paie et déclarations sociales
. De remettre à plat vos processus afin de lier ces deux activités parfois disjointes et asynchrones
. De communiquer auprès des services concernés (RH, comptabilité,…)
. De former vos collaborateurs gestionnaires de paie à cette évolution.
Si vous avez procédé à une externalisation de votre paie, soyez sûr que votre prestataire a lui-même, dans ses processus, bien anticipé l’arrivée de la DSN. Cette évolution légale peut être l’occasion de revisiter votre contrat de partenariat avec votre prestataire de BPO. Vous pourrez ainsi décider, selon les cas, si vous vous réorientez vers une redistribution de vos modalités opérationnelles, vers plus d’externalisation ou au contraire une ré-internalisation… ou même un changement de prestataire.
L’arrivée de la DSN ne doit donc pas être vue comme une contrainte, mais au contraire une opportunité à saisir dès maintenant pour perfectionner votre service paie, et peut-être même votre organisation RH. Bien anticipée, cette déclaration sociale unique n’en sera que plus maîtrisée. Votre processus paie, amélioré et accéléré, fera gagner à l’ensemble de vos services RH un temps précieux et utile pour réorienter votre activité vers des actions plus valorisantes, comme l’optimisation de votre tableau de bord RH.
Plusieurs organismes vous proposent d’ores et déjà d’anticiper l’arrivée de la DSN en vous mettant en situation. C’est le cas du Groupement d’Intérêt Public Modernisations des déclarations sociales (GIP-MDS), qui a lancé le site www.dsn-info.fr, ou encore du portail Net Entreprise, qui propose de vous inscrire dès maintenant à son service DSN. N’hésitez pas également à revenir vers nous pour de plus amples informations.
