Présentation de l’entreprise
Cabinet spécialisé dans le conseil en Ressources Humaines, ConvictionsRH se distingue par son engagement envers l’excellence et son approche distinctive axée sur deux spécialisations clés : RH & SIRH et RH & TRANSFORMATION. En tant qu’experts en Ressources Humaines, nous couvrons l’ensemble des domaines RH.
Notre volonté est de faire de ConvictionsRH un cabinet de référence pour les consultants qui souhaitent monter en compétences et faire du conseil, en prenant en compte l’humain dans les transformations.
Rejoindre ConvictionsRH, c’est intégrer une équipe composée d’experts en RH / SIRH, partageant des valeurs éthiques fortes, au cœur d’une culture d’entreprise stimulante.
C’est dans ce contexte que nous recrutons un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Opérationnel(le) sur notre bureau Parisien, pour un CDD d’une durée de 6 mois.
Votre rôle au sein de notre organisation
Le(la) Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Opérationnel(le), sera intégré(e) à notre équipe Middle Office composée des services Finance, RH, Recrutement, Marketing, Business et Ressources Management.
Directement rattaché à notre directrice des opérations, il. elle joue un rôle de support et veille à la bonne exécution de certaines tâches administratives et logistiques, en assure le suivi et facilite la communication entre les différentes parties prenantes pour garantir une coordination efficace des activités.
Vos missions
Gestion administrative de la sous-traitance de nos missions en collaboration avec notre ressource manager
- Rédaction et suivi des bons de commande.
- Gestion des accords-cadres et mise à jour des documents contractuels avec nos sous-traitants.
- Suivi des facturations et relances si nécessaire.
- Administration des profils MyStaff (outil interne de gestion des profils) des sous-traitants.
Office Management de nos locaux
- Gestion des fournitures et équipements de bureau.
- Organisation des déplacements et événement es (dont logistique et réservations).
- Suivi des contrats de maintenance et de prestations diverses.
- Interface avec les prestataires externes.
- Gestion des appels entrants et redirection vers les ressources internes compétentes.
- Gestion et distribution du courrier.
Gestion des Appels d’Offres (AO)
- Suivi des appels d’offres et des échéances.
- Constitution des dossiers de réponse en collaboration avec les équipes concernées.
- Vérification et mise en conformité des documents administratifs.
- Dépôts des appels d’offres sur les plateformes concernées.
Communication et réseaux sociaux en collaboration avec notre responsable marketing
- Contribution à la rédaction et publication de posts LinkedIn.
- Contribution au suivi des interactions et analyse des performances des publications.
Gestion des flottes en collaboration avec notre prestataire informatique
- Administration et suivi des flottes d’ordinateurs et de téléphonie mobile.
- Gestion des contrats et suivi des consommations.
- Interface avec les fournisseurs et prestataires.
Votre profil
Formation et expérience
- Formation en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent.
- Expérience souhaitée dans un poste administratif similaire
Savoir-faire
- Bonne maîtrise des outils de gestion et des plateformes numériques associées.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
- Connaissance des processus administratifs.
- Compétences en gestion et suivi des contrats.
- Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à respecter les délais.
Savoir-être
- Organisation et rigueur.
- Esprit d’initiative et autonomie.
- Réactivité.
- Excellentes qualités relationnelles.
- Compétences rédactionnelles.
- Sens de la confidentialité et de la discrétion.
Modalités de travail
- Au bureau Parisien : 1 rue Saint Petersbourg, Paris.
- 1 jour de télétravail par semaine pourra être mis en place après la période d’intégration.
