Le contexte actuel nous oblige à repenser nos manières de travailler. La crise sanitaire que nous traversons nous a amené à généraliser le télétravail et donc, la collaboration à distance. Mais comment travailler ensemble tout en étant séparés ?
Face à cette situation sans précédents, communication, collaboration, travail à distance, réactivité et transformation digitale sont les principaux leviers à activer pour permettre aux entreprises de rester performantes.
Heureusement, pour maintenir leur activité et un bon niveau de performance, les entreprises peuvent s’appuyer sur les différents outils collaboratifs disponibles sur le marché. Encore faut-il choisir le bon outil parmi la myriade de services proposés …
Les outils collaboratifs : quels bénéfices pour les entreprises ?
Si, à l’heure de la transformation digitale, de nombreuses entreprises avaient déjà placé le travail collaboratif et les changements d’habitudes au cœur de leurs stratégies de développement, celles-ci ont été précipitées par la crise liée au Covid-19.
Fini le temps des pauses café pour échanger sur la préparation d’une présentation ou d’un compte rendu. Les méthodes de travail actuelles doivent être repensées… et de nouveaux risques pris en compte. Le travail en remote peut, d’une part, accentuer le sentiment d’isolement et, de l’autre, limiter le travail en équipe – particulièrement pour les collaborateurs qui découvrent cette façon de travailler.
Alors, pour améliorer la collaboration et la coopération, il devient impératif de généraliser le travail collaboratif. À cette fin, de nombreux outils ont vu le jour et permettent de partager des documents de travail de tout type : supports de présentation, tableaux blancs, mindmaps… Leur but est simple : permettre aux membres d’une équipe de les modifier et d’ajouter des informations en ligne en temps réel.
Grâce à ces outils, les collaborateurs peuvent se réunir et échanger, par exemple au cours de réunions, cela même si les salariés sont éloignés et dispersés sur différents sites. En ces temps de télétravail généralisé, ils sont donc essentiels pour continuer à interagir de manière quotidienne ou pour animer des réunions à distance.
De plus, cette possibilité de travailler en simultané et de partager de l’information en direct génère une communication accélérée et permanente qui optimise le travail en équipe.
Utilisables à la fois en présentiel et à distance, ces outils représentent un véritable atout à l’heure du télétravail mais également lors de la reprise de l’activité. Il s’agit d’un vrai gain de temps et d’efficacité pour la majorité des entreprises qui les utilisent et les utiliseront.
Bien choisir ces outils : comment évaluer leurs fonctionnalités ?
Qu’ils soient opérationnels pour l’animation réunions, qu’ils permettent le partage de document, la bonne gestion d’un projet ou, simplement, des échanges rapides et efficaces, les outils collaboratifs répondent à nombre de nos besoins … si bien que choisir dans l’immensité de ceux qui nous sont proposés se révèle parfois être une tâche plus difficile qu’il n’y paraît.
Pour vous, ConvictionsRH a divisé l’ensemble des outils collaboratifs en six catégories, selon vos besoins et vous livre les clés pour bien évaluer leurs fonctionnalités.
Les outils de visioconférences et de conférences téléphoniques
Indispensables pour maintenir le lien entre équipes et organiser des réunions à distance, les outils de réalisation de visioconférences doivent répondre à sept critères primordiaux :
- la présence d’un chat virtuel
- le partage d’écran
- le partage de document
- la mise en place d’un tableau blanc à travers l’outil
- la possibilité d’enregistrer la réunion
- l’intégration dans l’outil d’applications tierces
- la réalisation de sondages en temps réel
- la sécurité de l’outil
On vous recommande, entre autres : Teams, Zoom ou Skype
Les outils d’animation de réunions participatives et collaboratives
Essentiels pour dynamiser les réunions et créer de l’interaction avec les participants même à distance, les outils d’animation de réunions de co-construction présentent mille et unes fonctionnalités. Nous en avons identifié les six activités principales qu’un bon outil d’animation doit posséder :
- la possibilité d’intégrer un support de présentation
- la présence d’un chat permettant les échanges en temps réel
- la réalisation de quizz
- la mise en place de sondages et de votes en direct
- la création de brainstorms
- la production d’un compte rendu automatique
On vous recommande entre autres :
- Klaxoon ou Beekast pour réaliser des présentations interactives avec animation
- Mindmeister pour créer des mindmaps collaboratives
- Kahoot! pour effectuer des quiz en mode « gaming »
Les outils de conception de supports
Indispensable pour animer une réunion, le support de présentation doit vous permettre de transmettre et de faciliter la compréhension de votre message mais aussi et vous permettre de conserver l’attention de votre auditoire, même à distance. Il est donc primordial de proposer des supports innovants et pédagogiques. Nous avons retenu cinq critères que vous outils de conception de supports doivent présentés :
- la taille et le choix de la bibliothèque proposée
- la facilité d’utilisation pour créer un support
- la possibilité de travail collaboratif
- la réalisation de vidéo du support de présentation
- la modification hors ligne
On vous recommande entre autres :
- Prezi ou Genially pour faire des présentations interactives et originales
- Explee pour réaliser des vidéos
- Canva pour créer des infographies
Les outils de messageries instantanées
Alors que du jour au lendemain les équipes se retrouvent séparées, les outils de messageries instantanées, permettent de maintenir le lien “spontané” entre elles… Encore faut-il que l’outil soit adapté, voici nos cinq critères indispensables :
- la possibilité de créer des groupes de discussion
- le partage de document
- la possibilité de passer des appels téléphoniques
- la disponibilité d’applications mobiles et ordinateurs
- l’intégration d’applications tierces
On vous recommande en autres : Telegram ou encore WhatsApp
Les outils de gestion de projet
Assurer la bonne gestion et la continuité des projets ainsi que l’organisation des équipes est essentiel pour les entreprises en cette période compliquée. Certains outils permettent de faciliter la tâche. Quatre fonctionnalités les rendent pertinents ou non.
- la gestion du portefeuille projet
- le suivi des tâches
- la facilité de navigation dans le planning
- la possibilité de travailler en mode collaboratif
On vous recommande en autres : Trello ou Planzone
Les outils de transfert et de partage de fichiers
Malgré la distance, communiquer n’a jamais été aussi important. Chaque entreprise et organisation doit pouvoir partager l’information et les données à chacun de ses collaborateurs. Cinq critères sont à prendre en compte :
- la taille de l’espace de stockage
- la possibilité de travailler en mode collaboratif
- l’envoi sécurisé de fichiers
- l’intégration d’applications intégrées
- l’accès à l’historique des versions
On vous recommande en autres : des outils comme WeTransfer, Smash, OneDrive ou Dropbox.
Avec la multiplication des outils collaboratifs disponibles sur le marché et afin d’aider les entreprises dans leur choix, nous avons réalisé un panorama des outils collaboratifs – travail à distance. Vous y trouverez notre sélection d’outils répartis par fonctionnalités et types d’utilisations.
Vers un changement des pratiques : quelles évolutions à prévoir pour demain ?
L’évolution constante de la situation actuelle conduit les entreprises à agir vite et à mettre en place rapidement de nouvelles méthodes de travail. Ces circonstances exceptionnelles les amènent également à réfléchir à de nouveaux process et moyens de maintenir l’engagement des équipes, cela malgré la distance et avec comme objectif de pérenniser la performance et l’implication de tous les collaborateurs de l’entreprise.
Les outils de travail collaboratifs constituent un premier jalon dans cette organisation repensée. Malgré l’urgence imposée aujourd’hui, pourquoi ne pas profiter de la mise en place de ces nouvelles méthodes pour pérenniser ces enseignements ?
Pour vous soutenir dans cette période compliquée, toute l’équipe de ConvictionsRH reste à votre disposition pour vous aider à mettre en place des dispositif adéquats.
