« Le savoir, c’est le pouvoir”… dans le bon sens du terme ! Pour gérer, décider, transformer, dirigeants et ressources humaines ont besoin de connaître l’état de leur organisation comme de leurs collaborateurs. Le Core RH permet justement cela !
Moins connu que son allié le SIRH, moins utilisé que les logiciels de paie, le Core RH est le grand oublié des modules RH. Considéré par certains comme un simple outil de plus, encensé par les autres, le Core RH fait débat.
Mais de quoi s’agit-il exactement ? À quoi sert un Core RH ? Un Core RH pour qui, pour quoi ? Qu’est-ce que l’on y retrouve ? Quels processus permet-il de gérer ? Quelles sont les 5 raisons de mettre en place un Core RH ? ConvictionsRH vous explique tout sur ce concept incontournable.
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Core RH : définition
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Core RH : n.m – Le Core RH est une base de données unique, qui rassemble dans un même système d’information l’ensemble des données relatives aux collaborateurs : contrats, emploi et poste, rémunération, organisation et centre de coût, manager, niveau de diplômes, historique et événements de carrière… Ce module central de gestion des ressources humaines permet de piloter la quasi-totalité des processus RH, liés à l’organisation, aux postes et au cycle de vie du salarié. Généralement, les solutions disposant d’un Core RH proposent tous les modules connexes (hors paie et planification) et peuvent aussi être interconnectés avec d’autres outils dits Best-Of Breed (recrutement, onboarding, gestion des talents, signature électronique et documentaire, planification, gestion des temps et activités, IAM – gestion des identités digitales et des accès, notes de frais) |
Core RH : de quoi s’agit-il exactement ?
De l’anglais “core” signifiant “noyau” ou “coeur”, le Core RH (aussi appelé Core HR avec l’acronyme anglais) est le raccourci marketing d’une solution de WFA (WorkForce Administration ou module de gestion administrative en bon français), un module socle pour tous les processus RH et, plus globalement, un référentiel employé (cela quelle que soit la typologie du contrat de travail : CDI, intérim, sous-traitance …).
Au sein d’un système d’informations (il s’intègre à l’ensemble des SI déjà utilisés par l’organisation et communique directement avec eux) il permet de créer, de mettre à jour mais aussi d’archiver de nombreuses données, généralement regroupées en deux catégories :
- celles ayant trait à l’organisation en elle-même : processus, règles de gestion, référentiels, hiérarchie, forme juridique …
- celles ayant trait au parcours de chacun des collaborateurs au sein de l’organisation, de leur recrutement à leur sortie définitive – cela inclut donc aussi bien des données (nom, prénom, ancienneté, poste, adresse …) que des processus (embauche, transfert de poste, changement de salaire, de relations matricielles …).
En plus de cela, le Core RH donne également accès à :
- des outils de reportings basés sur des données à jour et centralisées sur un seul outil.
- un portail RH self-service qui constitue un accès unique pour toutes les demandes RH (recrutement, absences, attestations, changement de nom ou d’adresse, changement de coordonnées bancaires, …), un véritable gain de temps pour les collaborateurs !
Enfin, le Core RH permet de présenter et de gérer l’ensemble de ces informations de façon différente en fonction de ce qui est recherché (gestion par poste ou par personne, par zones géographiques, par projets…).
Vous souhaitez en savoir plus sur le Core RH ? Contactez l’un de nos experts.
Core RH : à quoi sert-il ?
Comme disait Francis Bacon : “le savoir, c’est le pouvoir”… dans le bon sens du terme ! Cela est particulièrement vrai dans les organisations où – dans le respect de la vie privée et des RGPD toujours – les dirigeants comme les ressources humaines ont besoin de connaître l’état de leur organisation ainsi que de leurs collaborateurs pour assurer au mieux leurs missions. Le Core RH permet justement cela.
En effet, lorsqu’une entreprise est présente sur de nombreux sites, voire même pays, que son organisation se veut globale et non locale, celle-ci a besoin de pouvoir disposer facilement, à tout instant, et en temps réel, de l’ensemble des informations la concernant et concernant ses employés. C’est en s’appuyant sur ces informations que l’organisation va pouvoir obtenir une vue d’ensemble et prendre le recul nécessaire pour pouvoir piloter son activité et ses ressources.
Avec le Core RH, c’est tout un monde de workforce de planning qui s’ouvre à l’organisation. En ayant accès aux bonnes informations au bon moment et en temps réel, elle peut plus facilement et plus finement estimer et anticiper ses besoins en termes d’effectifs comme de compétences selon différents scénarios. In fine, elle a donc des bases plus solides pour faire face à la suite. Un besoin qui prend tout son sens en période de crise et encore plus quand on sait qu’une entreprise digitalisée est plus robuste face à la tempête qu’une autre qui n’aurait pas encore passé le pas.
Par ailleurs, le Core RH va également permettre à l’organisation de mieux gérer ses talents, un enjeu crucial pour une organisation. En effet, avec cet outil, la direction des ressources humaines mais aussi les managers peuvent suivre au plus près le développement de chaque collaborateur, leur proposer des formations, suivre leur ascension, les onboarder plus facilement … Ce qui permet, au final, de les fidéliser et de travailler la marque employeur – les employés sont les premiers ambassadeurs d’une organisation.
Enfin, grâce à cette vision globale que permet le Core RH, l’organisation peut l’utiliser, si elle le souhaite, comme point de départ pour harmoniser ses politiques RH.
Core RH : pour qui, pour quoi ?
Le Core RH répond à des enjeux RH, mais aussi business et IT. Côté ressources humaines, il permet de digitaliser l’ensemble du cycle de vie du collaborateur, d’harmoniser les pratiques, référentiels et les processus RH, et de proposer une expérience utilisateur unique pour l’ensemble des entités et filiales. Côté business, il permet de piloter finement les effectifs et l’organisation, et de mieux gérer les ressources humaines grâce au croisement (en temps réel) des données ; rendant la RH moins administrative, mais davantage “business partner”. Enfin, un Core RH permet de rationaliser l’architecture SI globale et d’améliorer la gestion des licences IT (messagerie, annuaire, outils métier) en étant la source des données principales des collaborateurs de leur entrée à leur sortie.
Le Core RH, un outil de choix pour faire face à la tempête
Plus qu’un simple “agrégateur d’informations” branché à l’ensemble de vos systèmes d’informations, le Core RH est un outil ambitieux et réellement utile, particulièrement en période de crise. D’un côté, sa dimension de workforce planning permet pour les organisations d’y voir plus clair, de mieux se préparer et de faire face à l’avenir plus sereinement en estimant et anticipant au mieux ses besoins. De l’autre, délestés de la charge pesante que représente la collecte de données, les ressources humaines peuvent se recentrer sur leur cœur de métier : l’humain.
En bref, le Core RH apporte sérénité face à l’avenir et remet l’humain au centre de l’organisation, deux composantes cruciales si l’on souhaite survivre à la tempête.
Parole d’expert
« Le Core RH permet d’effectuer un pilotage en temps réel, basé sur les dernières données (centralisées), et des reporting à jour. Plus besoin d’attendre les arrêtés de paie pour consolider les données : elles sont renseignées au fil de l’eau. Ce module soutient le business en matière de croissance, par exemple en contribuant à la stratégie de workforce planning, ou en facilitant l’intégration de nouvelles entités. Finalement, le Core RH est une opportunité de renforcer votre communauté RH, à la fois sur des aspects métiers et de communication ».
— Damien Laygue, expert SIRH, associé de Convictions RH.
5 raisons de mettre en place un Core RH
Outil de choix pour mettre en place une politique de workforce planning ambitieuse, inégalable en termes de collectes d’informations, le Core RH est un véritable atout pour les organisations, particulièrement en période de crise puisqu’il apporte sérénité face à l’avenir et permet de replacer l’humain au coeur de l’organisation.
Pourtant, nombreuses sont les organisations qui hésitent encore à passer le pas et à le mettre en place. Alors, pour finir de vous convaincre, ConvictionsRH vous présente les 5 bonnes raisons de le mettre en place.
1. Le Core RH est un outil unique pour prendre des décisions et piloter son activité
Formidable outil de collecte d’informations, le Core RH permet de s’appuyer sur l’ensemble des données des collaborateurs et de l’organisation en temps réel, et donc de disposer des informations nécessaires à la prise de décisions au moment opportun.
Ainsi, la centralisation de la donnée RH au niveau international comme fonctionnel permet de faciliter et d’améliorer le reporting, mais aussi la gestion des indicateurs clés de performances (KPIs) avec, notamment, la capacité à gérer les équipes transverses ou à croiser les données de plusieurs domaines RH.
Par ailleurs, cet accès à l’information permet de mettre en perspective ses objectifs business avec la situation actuelle de l’entreprise et, in fine, de prendre des décisions en adéquation avec les réalités de l’organisation. Cela grâce à la gestion de toutes les typologies d’organisations (géographique, juridique, financière, fonctionnelle, hiérarchique, matricielle) ainsi que la gestion des postes.
Enfin, disposer de l’information en temps réel sur vos collaborateurs et votre organisation permet de piloter les effectifs (en nombre et en équivalent temps plein), de gérer les postes vacants, les externes et la masse salariale globale.
2. Le Core RH permet de simplifier et d’harmoniser ses processus et pratiques RH
Quand on est une entreprise internationale, harmoniser ses processus et ses pratiques RH relève souvent du casse-tête. Entre les différences de législation, de rémunération, de culture entre les différents pays (et cela sans même parler des différences d’activités), la direction des ressources humaines peut vite se retrouver à s’arracher les cheveux.
Au fait de devenir le chauve, le Core RH constitue une alternative plus qu’efficace. La collecte et la mise à jour de toutes les données de chaque entité constitue une base de travail inestimable pour réussir à définir une organisation commune avec des modes de gouvernance, des référentiels, des processus et un vocabulaire commun à tous – tout en laissant la possibilité aux filiales locales d’avoir ses propres modes opératoires et règles de gestion métier. Qui dit Core RH ne dit pas forcément 100% d’harmonisation. La convention veut qu’il y ait un ratio de 80% d’harmonisation des processus et 20% de spécifique mais, comme toute règle, celle-ci est faite pour être brisée ! À chaque organisation de décider ce qui lui convient le mieux tout en prenant en compte la complexité de la maintenance et l’organisation RUN induite.
Sachez tout de même qu’en cas de fusion ou d’acquisition, avoir des données et des processus RH harmonisés peut se révéler un être un vrai atout.
Enfin, au-delà d’une harmonisation de l’entreprise, le Core RH permet également d’améliorer l’expérience utilisateur en limitant le nombre de solutions RH et de portails managers et collaborateurs . L’idée ? Avoir un seul et même outil qui permet à chaque collaborateur de gérer ses données personnelles, de consulter ses soldes, de poser ses congés, mais aussi de consulter l’organigramme, de contacter ses pairs, de piloter ses objectifs et sa performance et, même, d’exprimer ses besoins en formation ou encore de consulter les offres d’emploi interne et d’y postuler.
De même, la mise en place d’un Core RH et des ses modules complémentaires – tout en harmonisant les processus RH – permet de proposer une expérience collaborateur unique dans l’ensemble des entités de l’organisation. Et, donc, de faciliter l’intégration dans les nouvelles équipes lors de mobilité interne, puisque les processus et outils RH restent globalement les mêmes.
3. Le Core RH contribue à responsabiliser le collaborateur sur le développement de sa propre carrière
Vous l’avez bien compris, le Core RH est aussi un module de choix pour la gestion des talents – une thématique cruciale pour les organisations.
En leur donnant accès à l’ensemble de leurs informations RH sur un outil unique (selon les modules déployés) et, en décentralisant la saisie d’information auprès des détenteurs de l’information (collaborateur, manager ou RH de proximité selon les cas), vous permettez à vos talents de devenir les acteurs de leur développement. Vous leur donnez l’opportunité de suivre toutes les données les concernants à un seul et même endroit, de savoir où ils se situent dans l’organisation et quelles étapes ils doivent encore gravir.
En effet, les modules de gestion des carrières des Core RH proposent des fonctionnalités avancées permettant de faciliter la gestion des carrières, notamment en termes de composition d’équipes projet ou dans le cadre de mobilité interne.
Du côté des RH et des managers, le Core RH permet de transformer leur rôle, de mieux suivre le développement de chaque collaborateur, de les accompagner plus précisément et de leur proposer les bonnes formations au bon moment. Trop souvent, nous avons tendance à dissocier les données administratives des données de développement d’un salarié. C’est une erreur. Dans les décisions, l’entretien annuel d’un collaborateur est certes clé, mais son historique de carrière, son positionnement en termes de rémunération ou les formations qu’il a suivi le sont tout autant.
4. Le Core RH va de pair avec la digitalisation de la gestion des RH au sens large
Le Core RH, c’est également avoir accès à toutes ses données RH, peu importe où l’on se trouve.
Et qui dit “digitalisation” dit “automatisation”. Avec le Core RH, vous réduisez drastiquement le temps passé à saisir manuellement chaque information ! Chaque donnée est entrée une fois, et une fois seulement, dans le système qui se charge par la suite de la transférer vers tous les autres SI. À chaque fois que celle-ci est modifiée, elle l’est partout.
En effet, le Core RH a vocation à être “maître” non seulement sur les paies locales mais aussi sur les autres outils IT tels que l’Active Directory, le bus de données, les outils d’IAM, les ITSM … Cela représente donc une formidable opportunité d’optimiser votre SI et de mieux gérer les processus d’entrée et de sortie, notamment en ce qui concerne le matériel mis à disposition, l’identité digitale et les accès aux outils informatiques.
Un autre mot allant de pair avec “digitalisation” ? “Dématérialisation” ! Vos documents RH sont générés directement depuis votre Core RH ou WFA et vous n’avez même pas besoin de les imprimer. Vous pouvez tout simplement les signer électroniquement puis les archiver, soit dans les coffres-forts numériques de chacun des salariés pour les documents les concernant, soit via d’autres outils de stockage. Un gain de temps, de papiers et d’espaces (vous pouvez dire adieu à votre collection de classeurs).
5. Le Core RH permet de sécuriser ses données RH
Choisir de mettre en place un Core RH, c’est aussi faire le choix de sécuriser ses données RH (bien plus qu’un document excel – avec toutes ses qualités – ne pourra jamais le faire) en un seul et même endroit (plutôt que de multiplier les systèmes d’information hétérogènes) et donc de faciliter la gestion de la confidentialité des données au sens large.
De même, les solutions Core RH proposent des services et des politiques de gestion de la sécurité qui répondent aux normes et standards du SaaS (Software as a Service).
À titre d’exemple, l’application va crypter vos données avant de les stocker dans des bases de données, et chaque entreprise bénéficie de sa propre clé d’encryptage ce qui rend le hackage extrêmement difficile. Par ailleurs, la communication entre les data centers (hébergés en Europe en accord avec les RGPD) se fait via VPN – afin de réduire encore plus le risque de fuite.
De plus, avec le Core RH, vous pouvez mettre en place un paramétrage fin des droits et accès et décider de quelles informations sont visibles par qui, en fonction des postes, des grades, des zones géographiques, et des organisations … et tout cela dans le respect des exigences en matière de protection des données personnelles.
Par ailleurs, ces solutions Core RH sont capables de tracer et d’historiser les connexions, les intrusions et toutes modifications réalisées et, donc, de faciliter in fine les contrôles.
Enfin, la mutualisation en mode SaaS de ces infrastructures permet d’avoir les meilleurs experts et de bénéficier des derniers standards en matière de sécurité et compliance.
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Le Core RH en chiffres
- 61 % des entreprises disposaient d’un Core RH en 2019 ;
- Dans 2/3 des cas, il est hébergé en mode SaaS ;
- 70 % des Core RH sont des outils communs à l’ensemble du groupe (1) ;
- 22 % des entreprises citent le Core RH dans leurs objectifs de digitalisation à court terme. (2)
Le Core RH sur le terrain (exemple chez l’un de nos clients)
L’entreprise concernée
- Un groupe leader dans l’industrie, présent dans 74 pays avec près de 96 000 salariés.
Les objectifs du projet
- Favoriser l’autonomie des collaborateurs dans la gestion de leur carrière (meilleure visibilité sur les opportunités de développement et d’évolution de carrière…)
- Transformer le rôle de la RH : passage d’un rôle opérationnel à un rôle plus stratégique, de business partner dans le développement de chaque collaborateur.
- Offrir plus de transparence sur les processus et pratiques RH
Durée du projet
- 2 ans, de 2017 à 2019.
Difficultés rencontrées durant le projet
- Une synchronisation complexe des actions au niveau international (notamment dû au big bang par module) que nous avons su accompagner et fluidifier tout au long du projet (pilotage du calendrier global, identification de pilotes et relais en local, animation des comités d’arbitrage, échanges réguliers avec les pays, etc.)
Facteurs de succès
- Une vision partagée par l’équipe projet, qui a permis de prendre des décisions internationales rapidement, avec un comité de pilotage au niveau du groupe.
- Un parrainage du DRH Groupe décisif dans l’adhésion du personnel au projet.
- Des actions concrètes pour s’assurer de la cohérence et compréhension entre les messages clés liés à la transformation RH et les processus définis dans l’outil. Pour cela nous avons créé un évènement avec des représentants métiers et outils au siège afin de partager les messages clés, faire le lien entre les processus RH et outils, s’assurer de leur compréhension, rappeler le rôle essentiel des relais en local et les moyens à leur disposition pour accompagner le changement.
- Une forte implication des relais internationaux dédiés au projet.
- Une équipe projet formée à l’outil, incarnant le rôle d’expert sur l’ensemble des processus déployés, ainsi que sur la reprise des données.
(1) Convictions RH, « Benchmark de la fonction RH », 2019
(2) Deloitte, baromètre « Transformation digitale des Ressources Humaines », 2021
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