De nombreuses solutions de paie arrivent fréquemment en fin de vie. Pour l’entreprise confrontée à l’obsolescence imminente de son système de paie, il est urgent de faire un choix, entre le mettre à jour en interne, acquérir une nouvelle version, décider de passer la paie en mode externalisé ou en mode SaaS, et changer d’outil. Pas question, toutefois, de se précipiter. Afin de prendre la meilleure décision, une réflexion bien ciblée s’impose.
D’une importance éminemment stratégique pour les entreprises, les logiciels de paie font partie d’un marché du SIRH en perpétuelle mutation, et certains peuvent devenir obsolètes. Les éditeurs de SIRH et de Systèmes d’Information (SI) paie sont en effet dans l’obligation de se conformer perpétuellement aux évolutions légales et réglementaires : dans ce cadre, ils décident parfois de continuer de mettre à jour certains outils plutôt que d’autres.
En cas de changement de version ou de mode de fonctionnement (externalisé, SaaS) proposés par l’éditeur, cela ne sera pas sans impacts importants, tant sur l’organisation que sur les budgets internes. Une solution obsolète signifie en outre le risque d’une paie potentiellement fausse, avec des conséquences importantes en cas de contrôle Urssaf.
Afin de continuer d’utiliser un outil conforme à la réglementation sur la paie, aux usages des conventions collectives concernées ainsi qu’aux lois en vigueur, l’entreprise concernée peut envisager plusieurs solutions :
- Se doter du nouvel outil ou de la nouvelle version développée par l’éditeur du logiciel en fin de vie
- Conserver l’outil actuel et le mettre à jour en interne
- Revoir sa stratégie SIRH et changer d’outil, donc d’éditeur.
Une nécessaire prise de recul
Afin de faire le bon choix, il est important pour l’entreprise de se poser plusieurs questions ciblées :
- Quelles sont les fonctionnalités offertes par l’outil utilisé actuellement, et quelles sont ses limites ?
- Permettrait-il, s’il était mis à jour, de couvrir tous les besoins ?
- Quels sont les coûts financiers d’une montée de version, liés à l’achat d’un nouveau logiciel, ou d’une nouvelle licence et quels sont les impacts en termes de coûts projet proposé par l’éditeur ?
- Quel serait l’impact, en matière de charge interne, d’une montée de version ?
- L’entreprise est-elle en capacité de maintenir elle-même l’outil actuellement utilisé, en interne ?
- Dispose-t-elle d’équipes compétentes et suffisantes pour s’occuper de sa maintenance, ainsi que des évolutions légales et conventionnelles ?
- Quel serait le budget nécessaire pour maintenir l’outil actuel en interne ?
- Combien coûterait l’achat d’un tout nouvel outil (SI paie, SIRH avec un logiciel de paie intégré) et sa maintenance ou prix de la nouvelle solution en mode SaaS auprès d’un autre éditeur ?
Liées à chaque scénario possible, ces questions sont structurantes, car la décision qui sera prise aura un impact important sur le budget enclenché, la charge interne, et les fonctionnalités de paie disponibles par la suite. Plus globalement, il s’agit pour l’entreprise d’une occasion de mener une réflexion sur sa stratégie SIRH à long terme.
Bien souvent, les organisations confrontées à l’obsolescence imminente de leur SI paie ne disposent toutefois pas du temps ou du recul nécessaire pour mener une telle réflexion. Parfois, elles estiment que faire évoluer leur solution en place sera plus économique que d’en changer. Afin de tenir les délais imposés par la gestion de la paie, nombre d’entre elles choisissent notamment d’acquérir une nouvelle version de leur logiciel, et regrettent ensuite leur choix.
ConvictionsRH pour vous accompagner et prendre de la hauteur
Afin de choisir la bonne solution, notre cabinet, riche d’une expérience acquise depuis plus de 10 ans auprès de clients de tous horizons et de toute taille, se tient à votre disposition pour vous accompagner.
Nous vous proposons un diagnostic rapide et personnalisé, destiné à vous aider à identifier le scénario le plus adapté à votre situation et à vos attentes. En effet, tous les outils disponibles sur le marché ne répondront pas à vos besoins spécifiques en matière de fonctionnalités (contrôles de la DSN, veille juridique, export de données stratégiques et de tableaux de synthèses…).
Notre diagnostic flash vous permettra de déterminer les forces, les faiblesses, les opportunités et les limites de chacun des scenarii possibles en cas de fin de vie ou de fin de maintenance éditeur de votre SI paie.
Notre accompagnement vous permettra ainsi de faire évoluer votre stratégie, afin de répondre toujours plus efficacement à vos enjeux business et RH.