Pour nombre d’entreprises, la question du SIRH est aujourd’hui moins celle de l’équipement que du remplacement de la solution existante. Plus matures dans ce domaine qu’il y a dix ans, les DRH s’efforcent de sécuriser au mieux leurs projets de renouvellement du SIRH. Si nous avons déjà évoqué les règles d’or qui doivent guider le choix d’un SIRH, ConvictionsRH vous présente dans cet article les 3 erreurs les plus communes et comment les éviter.
Erreur n°1 : Changer pour changer !
Un SIRH plus à la page, avec plus de collaboratif, représente-t-il forcément la solution à l’ensemble des problèmes qui se posent au DRH ? Non, bien entendu. Car un SIRH n’est, pas plus aujourd’hui qu’hier, une baguette magique. Outil essentiel pour votre organisation, il s’envisage sur le long terme. En le changeant, vous allez être amené à traiter avec un nouveau prestataire pendant plusieurs années. Pour être sûr de votre choix, il convient d’abord de vous poser quelques questions essentielles :
- Pourquoi changer de SIRH ? Évaluer en quoi la solution existante ne répond plus aux enjeux et objectifs stratégiques RH de l’entreprise, opérer un audit des attentes des collaborateurs et, ces éléments en main, convaincre la direction de la nécessité de changer. L’utilité de votre projet doit être prouvée pour qu’il soit appuyé politiquement.
- Quel sera le nouveau périmètre du SIRH ? Si les objectifs stratégiques de l’entreprise ont évolué depuis la mise en place du SIRH existant, les métiers aussi. Il vous faut redéfinir les fonctionnalités à prioriser en fonction des utilisateurs et de leurs besoins actuels, mais aussi vous projeter dans l’avenir.
- Quels vont être les besoins à deux ans ? À cinq ans ?
- Quel ROI pour le nouveau SIRH ? Le coût du changement est un aspect incontournable pour vendre votre projet. Changer de SIRH doit forcément apporter un gain de temps et de performance, que vous devez vous efforcer d’évaluer le plus précisément possible. Parallèlement, n’oubliez pas d’intégrer l’ensemble des coûts liés à la transformation à votre cadrage budgétaire.
Erreur n°2 : sous-estimer l’impact de la transformation.
Changer de SIRH est une démarche qui aura de nombreux impacts sur l’entreprise. Voici trois types d’impact majeurs à considérer absolument dans l’élaboration de votre projet :
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L’impact organisationnel
Le nouveau SIRH va-t-il modifier les processus RH ? La répartition des rôles entre les acteurs de la DRH sera-t-elle différente ? Y aura-t-il une décentralisation des actes de gestion, et dans quelle mesure ?
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L’impact auprès des utilisateurs
La formation technique et l’accompagnement des utilisateurs sont des postes dont les DRH mesurent généralement bien l’importance. En revanche, il est fréquent de mal anticiper la résistance au changement, qui peut se manifester aussi bien au niveau des équipes RH que de l’ensemble des collaborateurs. Commencez par identifier les services qui seront les plus impactés dans leur travail ou leurs processus par la transformation. L’accompagnement au changement comprendra la mise en place d’actions pédagogiques et de communication autour des enjeux du nouveau projet SIRH.
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L’impact au niveau informatique
Quelles sont les contraintes informatiques spécifiques à votre organisation ? Comment le nouveau SIRH va-t-il s’intégrer dans le système d’information ? Pour que les informations collectées et diffusées via le nouveau SIRH soient fiables, la solution choisie doit pouvoir s’interfacer avec tous les systèmes existants.
Erreur n°3 : se contenter d’une accessibilité limitée
Les politiques RH s’efforcent aujourd’hui d’encourager le collaboratif, une tendance que reflètent bien les actuelles solutions SIRH. Le collaborateur s’en trouve responsabilisé car, inscrivant lui-même ses renseignements, il est le garant des informations le concernant.
Pendant technique de cette dimension collaborative, les collaborateurs et le management doivent pouvoir accéder facilement au nouveau SIRH, de partout et avec le device de leur choix : smartphones, tablettes, ordinateurs personnels, etc. Cette accessibilité doit être optimale pour répondre à l’évolution des modes de travail, comme le télétravail et le nomadisme qui ne cessent de se développer dans l’entreprise.
Par ailleurs, dans le cas d’une entreprise exerçant une activité mondiale, il est important de s’assurer que le nouveau SIRH sera multi langues et paramétrable pour s’adapter à toutes les normes des pays où le groupe est implanté.
Changer de SIRH représente un projet majeur et stratégique pour l’entreprise, qui mérite l’implication de toutes les équipes. Se fier uniquement à des jugements internes, sans regard distancié, peut aussi représenter un risque. Un accompagnement extérieur par un cabinet spécialisé peut ainsi être d’un précieux apport, au-delà du seul gain de temps. Neutralité du conseil, double expertise (processus RH et composante informatique), crédibilité des références, évaluation des prestataires et du service : autant d’atouts pour sécuriser le choix d’un nouveau SIRH.
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