Retour sur notre mission d'accompagnement d'un grand groupe industriel dans la refonte de son reporting Groupe.
Le contexte
3 chiffres clés liés au projet :
Durée : 2 ans
Scope : France et Monde
Population : 200 000 collaborateurs
Les enjeux
Ce projet vient répondre à un besoin grandissant de visibilité des données RH au niveau groupe et plus particulièrement à l’international, des directions du Groupe, de la Direction Générale mais également des actionnaires et autres « clients » externes.
Les principaux enjeux :
- Avoir une donnée fiable et exhaustive sur l’ensemble des périmètres / pays
- Pouvoir répondre aux différentes sollicitations de reporting ad-hoc
- Veiller à ce que le changement ne soit pas perçu comme une contrainte. L’objectif était de ne pas ajouter de tâche supplémentaire aux correspondants RH des différents métiers qui fournissaient déjà certaines données au groupe. Il était donc nécessaire d’accorder la plus grande autonomie possible sur le recueil de ces informations.
- Impliquer toutes les filiales dans cette démarche afin de créer une véritable communauté et s’inscrire dans un cercle vertueux de partage des bonnes pratiques et d’amélioration continue de la qualité des données
Notre méthodologie :
Cadrage
Notre accompagnement a débuté par un recueil des besoins auprès des différents métiers du Groupe en termes d’indicateurs RH Groupe, éventuelles difficultés et attentes concernant les processus ou services.
Une fois ce recueil réalisé, nous avons identifié pour chaque indicateur les données nécessaires et comparé ces besoins avec les données existantes, afin d’identifier les données déjà disponibles, celles qui nécessitent un retraitement, et celles qui sont manquantes. Pour chacune d’elles nous avons précisé son périmètre actuel de couverture et celui souhaité (France uniquement ou international), la source la plus fiable ainsi que la périodicité souhaitée.
Ce dictionnaire d’indicateurs a ensuite été réparti en plusieurs lots selon la disponibilité et la complexité de recueil des données nécessaires. En effet, en dehors des besoins métiers, l’enjeu le plus important du projet est de pouvoir partager des résultats visibles rapidement et de qualité. Nous avons donc choisi de nous concentrer sur un lot 0 de 26 données couvrant l’exhaustivité du périmètre du groupe. Une fois la démarche lancée, ce modèle peut être enrichi au fur et à mesure.
Benchmark
Afin d’éclairer les décisions de notre client, nous avons réalisé un benchmark auprès d’entreprises de taille et de contexte similaires ayant mis en place un reporting groupe international (modèle et architecture, culture et modèle d’organisation, architecture technique choisie, méthodologie) déploiement et processus en vie courante).
Schéma directeur
Forts de ces retours d’expérience, nous nous sommes forgés certaines convictions qui nous ont permis de dégager plusieurs scénarios de schéma directeur cible sur les aspects : architecture technique, processus de recueil des données, gouvernance et organisation de la qualité des données.
Chaque scénario a fait l’objet d’une analyse d’impacts, d’identification des points forts / points faibles, contraintes et prérequis. Le scénario préconisé a ensuite été présenté au DRH du Groupe.
Choix des outils
Une fois le schéma directeur validé, nous avons pu initier la réflexion autour du choix des outils à mettre en place. Pour ce faire, nous avons rédigé un 1er cas d’usage afin de réaliser un benchmark sur les différents outils que nous avions identifiés et mûrir notre réflexion à leur contact sur certains points encore en suspens dans notre schéma directeur (constitution des référentiels, création d’un ID unique) liberté laissée au métier, simplicité d’utilisation etc)
Ces échanges nous ont permis de formaliser un processus cible, la gouvernance souhaitée ainsi que nos principes de gestion de la qualité des données
Nous avons ensuite rédigé un véritable cahier des charges à destination des éditeurs short-listés, que nous avons ensuite reçu en soutenance afin de préciser les échanges
Nos facteurs clés de succès
- S’appuyer et capitaliser sur ce qui est déjà réalisé et partagé par les différents métiers afin de leur apporter de la valeur ajoutée, et ne pas être perçu comme une contrainte concernant la qualité des données
- Avoir un sponsorship fort et incarné au plus haut niveau pour faire de cette thématique une priorité. Les sponsors contribuent notamment à donner de la visibilité aux utilisateurs sur l’utilité de ces données et l’importance cruciale de leur rôle dans la fiabilité de la donnée. Si saisir de la donnée est souvent perçue comme une contrainte pour ceux qui ne sont pas les premiers destinataires des reportings, la fiabilité de la donnée reste essentielle pour garantir un reporting performant
- Définir une architecture cible suffisamment souple pour pouvoir évoluer avec les ambitions du groupe. Une nouvelle société, un nouveau référentiel ou un changement dans un référentiel existant ne doit pas devenir un projet à part entière, mais plutôt s’inscrire dans une démarche naturelle d’amélioration continue de l’outil et du processus mis en place
Découvrez comment nous pouvons, vous aussi, vous accompagner !
