Quand, comment, pourquoi ? La méthode ConvictionsRH pour réussir son déménagement… appliquée à ConvictionsRH

Notre déménagement dans ce bâtiment tout de verre et d’acier, situé en plein cœur de Paris, rue de Madrid, est le fruit de deux années de réflexion, d’études, de visites et d’anticipation.

Car un déménagement d’entreprise se prépare, se discute et, surtout, s’organise. Comment avons-nous pris la décision de changer de locaux ? Pourquoi ? Et comment avons-nous mené à bien cette transition ? Nous faisons le point et vous livrons nos conseils pour réussir, à votre tour, votre déménagement d’entreprise.

Quand prendre la décision de déménager ?

Des locaux qui ne conviennent plus, un bail qui arrive à échéance, un loyer qui augmente ou des espaces devenus inadaptés aux nouveaux modes de travail… nombreux sont les facteurs qui peuvent pousser une entreprise à déménager.

Dans le cas de ConvictionsRH, notre décision était motivée par plusieurs de ces facteurs. En effet, après six années passées au dernier étage d’un immeuble Haussmannien, rue Drouot à Paris (9ème arrondissement), et alors que notre bail arrivait à sa fin, nos locaux ne correspondaient simplement plus à nos besoins. Nos salles de réunion étaient trop grandes et en nombre insuffisant, nous ne possédions pas de “box” individuels pour passer nos appels et autres visioconférences et nous n’avions que trop de postes de travail pour les pics de présence de nos collaborateurs.

Après avoir réalisé, entre septembre et décembre 2018 un diagnostic qui nous a confortés dans nos conclusions – tout en nous permettant de mieux cerner nos besoins – nous avons donc pris la décision de partir.

Accompagnés par un conseiller immobilier, nous avons alors visité des bâtiments conventionnels comme étudié les offres de coworking. Après une quinzaine de visites, c’est finalement vers la seconde option, le coworking, que nous nous sommes tournés. Ainsi, en mars 2019, nous avons signé avec le spécialiste américain des bureaux partagés, WeWork.

Le bâtiment cible rue de Madrid (8ème arrondissement) n’était alors pas encore sorti de terre. WeWork nous a donc proposé une solution intermédiaire dans ses 13 200 m² rue Jules Lefebvre (9ème arrondissement).

Que ce soit en conventionnel ou en coworking, un déménagement est toujours un projet au long cours qu’il faut savoir anticiper.

Comment choisir le bon espace ?

Choisir les bons locaux nécessite de se poser de nombreuses questions :

• Quelle est la stratégie de l’entreprise concernant l’immobilier ? (si l’on souhaite être propriétaire de ses locaux, la stratégie se révèle totalement différente)

• Quels sont nos modes de travail actuels et cibles ?

• Quels sont les besoins de mes collaborateurs ?

• Quelle visibilité avons-nous sur les besoins dans quelques mois ou années ?

• Quelle flexibilité des espaces de travail est attendue ?

• …

Le calendrier est également un élément crucial. Si l’entreprise n’a pas anticipé son déménagement, la meilleure solution devient aussi celle qui est disponible.

Pour ConvictionsRH, la projection a encore une fois été la clé : notre diagnostic nous a permis d’établir que 90 % de nos collaborateurs habitent Paris intra-muros. Nous voulions donc que nos locaux restent centraux et proches d’un nœud de transport pour faciliter les déplacements et permettre aux consultants de revenir facilement dans nos locaux après une journée passée chez le client.

En anticipant la croissance de nos effectifs, il nous est apparu que le coworking offrait une vraie souplesse pour cela. Nous avons donc opté pour La Maison, un bâtiment privatif avec accès aux espaces collectifs de WeWork entièrement rénovés. Il est intéressant pour nous de pouvoir investir les surfaces partagées au moment des pics de présence ou de louer des espaces supplémentaires en cas d’augmentation significative des effectifs.

La modernité du lieu, sa localisation, la flexibilité contractuelle et les services associés au coworking ont été les principaux critères de choix et un vrai levier pour notre marque employeur. L’aspect atypique de notre bâtiment privatif, le toit terrasse donnant sur Paris, la salle de sport ou encore les boissons en fin de journée ont, quant à eux, été un plus qui nous a semblé important pour faciliter la convivialité au sein de nos équipes.

Comment bien préparer son déménagement ?

Dans un premier temps, il s’agit de s’occuper du pilotage des différents prestataires : agents immobiliers, architectes, entreprises de déménagement, prestataire audiovisuel… Lors d’un déménagement, un temps considérable peut être octroyé aux transferts de contrats EDF, wifi, pour le choix et le pilotage de l’installation, la gestion des systèmes de projection ou visioconférences… C’est d’ailleurs en cela que réside la force des espaces de coworking : 90% de ces tâches sont déléguées au gestionnaire, de l’accueil au coin cuisine en passant par l’approvisionnement en fournitures des salles de réunion.

Il s’agit dans un deuxième temps de conduire le changement avec les collaborateurs. Dans notre cas, la nouvelle a été très bien accueillie, notamment parce que nous restions intra-muros. La proximité avec la gare Saint-Lazare répondait aussi à la demande de nos équipes qui ont des clients en dehors de la capitale. Nous n’aurions jamais pu nous offrir cette qualité de service dans un arrondissement aussi central si nous avions choisi de rester en conventionnel, avec un bail de type 3-6-9.

Cette solution, flexible, moderne, permettant les rencontres inter-entreprises et la génération de valeur, c’est celle qui nous correspond le mieux ! Pour trouver la vôtre, ConvictionsRH vous accompagne.

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