L'adoption d'un processus d'intégration est désormais une norme dans la plupart des organisations. La DRH et les managers reconnaissent de plus en plus son importance stratégique, une prise de conscience renforcée par l'impact financier conséquent d'un onboarding manqué. Des études indiquent que le coût d'un départ prématuré pendant l'intégration peut s'élever entre 30 000 et 150 000 euros*. Selon Glassdoor, un processus d'onboarding réussi peut accroître la rétention des talents jusqu'à 82%**. Pourtant, beaucoup d'entreprises se limitent encore à une intégration superficielle, concentrée sur les premiers jours, sans tenir compte des besoins individuels de chaque nouveau collaborateur. Comment les organisations peuvent-elles enrichir et personnaliser leur processus d’onboarding ? Explorons les bonnes pratiques à adopter pour y parvenir et les perspectives futures.
Soignez la phase préalable au premier jour de vos nouveaux arrivants
En matière d’onboarding, une étape clé est fréquemment sous-estimée par les entreprises : la période post-recrutement précédant le premier jour du nouvel arrivant. Si le premier jour est souvent préparé efficacement, jalonné de formalités administratives et d’initiation à l’environnement de travail, il est impératif d’accorder une attention particulière aux phases qui entourent et complètent cette journée.
À cet égard, deux axes majeurs devraient être privilégiés :
- la préparation administrative via la digitalisation : des plateformes émergent et facilitent les interactions. Ces outils permettent non seulement d’alléger le processus administratif, mais aussi de plonger le futur collaborateur au cœur de l’univers de l’entreprise, que ce soit à travers la découverte des politiques de sécurité ou l’immersion dans la culture organisationnelle ;
- le maintien d’un lien continu avec le futur salarié : par le biais du digital ou d’interactions directes, garder le contact est primordial pour fidéliser. Cette approche assure une transition en douceur et contribue à établir un sentiment d’appartenance dès les premiers instants.
L’une des clés du succès réside dans une combinaison entre les outils digitaux et les échanges humains. Par exemple, permettre aux nouveaux arrivants de rencontrer virtuellement ou en présentiel leur équipe avant le jour J peut ajouter une dimension plus personnelle et engageante à l’expérience d’intégration.
Organisez efficacement l’accueil de vos nouvelles recrues
Pour un accueil optimal, une organisation rigoureuse est requise. Le premier jour d’un salarié dans une entreprise est un moment décisif, car il forme la première impression du nouvel arrivant, tout en forgeant son parcours futur au sein de l’organisation. Les grandes entreprises adoptent souvent l’onboarding collectif, une méthode efficace pour accueillir simultanément plusieurs nouveaux collaborateurs tout en renforçant la communication. Celle-ci nécessite une planification adéquate.
Prenons l’exemple de Doctolib, confronté à un flux important de nouvelles recrues. L’entreprise a mis en place un processus d’intégration collectif sur trois jours. Ce programme inclut des activités immersives comme des sessions de ‘”vie-ma-vie” et permet aux nouveaux salariés de s’immerger rapidement dans l’utilisation pratique des produits de l’entreprise.
Impliquez activement les managers dans le processus d’intégration
La responsabilité du processus d’onboarding ne repose pas exclusivement sur la DRH. Les managers devraient être pleinement impliqués, et ce pour plusieurs raisons :
- ils doivent s’assurer que les nouveaux employés disposent de toutes les ressources, outils nécessaires pour effectuer leur travail efficacement. Cela inclut l’accès à la formation, aux technologies et aux informations nécessaires ;
- ils contribuent au renforcement de la culture d’entreprise, en jouant un rôle moteur dans la transmission des valeurs et de la vision de l’organisation. Les onboardés peuvent rapidement s’adapter à la culture d’entreprise.
- ils agissent en tant que mentors pour les nouveaux collaborateurs, en fournissant des conseils, un soutien et des réponses aux questions qui peuvent survenir lors de l’intégration. Cela contribue fortement à créer un environnement de travail accueillant et rassurant ;
- ils sont les mieux placés pour définir des objectifs de travail ciblés pour les nouveaux arrivants. Ces objectifs peuvent être alignés sur les besoins et attentes de l’équipe, ce qui aide les recrues à comprendre les attentes et à se sentir valorisées ;
Une collaboration étroite entre la DRH et les managers est donc capitale. Les managers doivent être pleinement engagés et conscients de leur rôle dans l’intégration des nouveaux arrivants. Sans leur participation active, la qualité du processus d’onboarding risque d’être compromise. Cela peut entraîner une expérience déceptive pour le salarié. Pour minimiser les écarts entre les attentes lors du recrutement et les expériences réelles des nouveaux arrivants, instaurer un système de feedback régulier et structuré entre manager et managé peut être pertinent. Cela implique des évaluations continues du processus d’onboarding, avec des enquêtes et des entretiens, menées à différentes étapes de l’intégration.
Créez des parcours d’intégration sur mesure selon le type de profil onboardé
Pour optimiser l’efficacité des parcours d’onboarding, il s’agit de les adapter en fonction des différents profils recrutés, allant des stagiaires aux professionnels expérimentés. La personnalisation des différentes étapes du parcours d’intégration selon le niveau de compétence, la nature du poste et d’expérience de chaque nouvel arrivant est un élément clé de leur réussite.
En outre, l’impact futur de l’IA, notamment celle générative, sur le processus d’onboarding est indéniable. L’IA a le potentiel de personnaliser plus finement l’expérience d’intégration, en modulant les parcours en fonction des profils et des intérêts des nouveaux salariés. Ceci sera notamment possible grâce à l’analyse des interactions des utilisateurs avec la plateforme utilisée. Ainsi, l’IA peut grandement faciliter l’accès à l’information et à la formation, que la nouvelle recrue officie en télétravail ou en présentiel.
Pensez également à onboarder les indépendants et vos prestataires réguliers
Une autre bonne pratique consiste à intégrer les consultants, les travailleurs en contrats à durée déterminée et autres professionnels indépendants à votre dispositif d’onboarding. Bien qu’ils ne soient pas des collaborateurs à temps plein, leur compréhension de la culture, des procédures et des personnes clés de l’entreprise est précieuse pour leur efficacité et leur intégration au sein des équipes.
Le parcours d’onboarding destiné à ces catégories de travailleurs doit être soigneusement ajusté à leurs besoins propres. Tandis que certains aspects, tels que la planification de carrière à long terme, peuvent s’avérer moins pertinents pour eux, l’assimilation des valeurs, des objectifs selon le poste occupé, et des méthodologies de travail de l’entreprise peut se révéler très utile. Cette approche garantit que tous les salariés, indépendamment de leur statut contractuel, sont alignés avec la vision et les pratiques de l’entreprise, ce qui favorise une collaboration fructueuse.
Si l’onboarding est désormais une pratique bien ancrée, il reste encore de nombreuses améliorations à apporter. La DRH et les managers doivent travailler de concert pour élaborer un processus d’intégration clair, en accord avec les valeurs et la culture de l’entreprise. Nul doute que les avancées de l’IA vont permettre de renforcer ce dispositif dans les prochaines années. Toutefois, il convient de veiller à ce que cette digitalisation de l’onboarding n’éclipse pas l’aspect humain et personnel du processus.
*https://www.collock.com/2020/02/25/cout-mauvais-recrutement/
**https://b2b-assets.glassdoor.com/the-true-cost-of-a-bad-hire.pdf
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