Tout comme le prélèvement à la source, la mise en place du montant net social s’inscrit dans une démarche de simplification des déclarations à faire par les salariés auprès de leur organisme de protection sociale. Par définition, ce montant net social correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires* et constitue à ce titre une référence commune à tous les salariés quels que soient leur statut, leur branche ou leur entreprise. Une obligation d’affichage sur les bulletins couplée à une obligation déclarative via la DSN** impliquent la prise en compte de plusieurs ajustements de la part de la DRH et des éditeurs de paie. Pour éviter les déconvenues et s’assurer que cette évolution sera bien prise en compte sur les prochains bulletins de paie de vos collaborateurs, découvrez les points de vigilance et précautions à prendre, dès à présent.
Le montant net social : une intégration au bulletin de paie à anticiper
Le montant net social devra obligatoirement figurer sur les bulletins de paie, dès le 1er juillet 2023, et être déclaré impérativement via la DSN à partir du 1er janvier 2024. Ces changements nécessitent la création de nouvelles rubriques de paie ainsi qu’une mise à jour de l’affichage sur le bulletin de paie. Des ajustements de paramétrage sont également à prévoir du côté de l’éditeur de votre logiciel de paie. En tant qu’employeur, vous devez donc prendre les mesures nécessaires pour vérifier que ces modifications seront bien prises en compte dans votre processus de paie. Avec les congés d’été qui approchent, nous recommandons d’anticiper ce sujet dès maintenant puisque le processus global, qui inclut les temps d’échanges, de paramétrage, de test et de validation, peut prendre plusieurs semaines.
Se renseigner auprès de son éditeur des ajustements prévus pour incorporer cette évolution
En tant que cabinet de conseil en ressources humaines et expert dans l’accompagnement de clients dans la mise en œuvre de solutions SIRH, nous constatons différentes pratiques parmi les éditeurs de paie pour ce type de nouveauté législative. Ainsi, certains éditeurs choisissent d’intégrer cette évolution légale à leur roadmap R&D car leur veille légale et conventionnelle leur permet d’incorporer facilement ce type d’évolution. En tant que client, vous pourrez alors bénéficier de ces évolutions, en standard. Toutefois, vous devrez vérifier que la prise en charge peut s’effectuer car celle-ci n’est pas toujours systématique.
Dans certains cas, un développement spécifique peut être nécessaire si le modèle du bulletin utilisé comporte certaines particularités ou si celui-ci a été élaboré avec des éléments propres à votre organisation. Par ailleurs, ces évolutions, qu’elles soient standard ou spécifiques, peuvent également entraîner des surcoûts sur la maintenance applicative de votre logiciel de paie/SIRH, malgré le fait que le paramétrage est pris en charge lors de la montée de version standard. Il faudra donc penser à vous faire préciser le coût éventuel de cette évolution. Nous vous conseillons également de vous renseigner sur les dates de livraison de paramétrage.
Prévoir une phase de test pour vérifier le paramétrage et éviter les mauvaises surprises
A ce titre, nous avons déjà observé des effets de bord (effets indésirables d’un système ou non prévu par un modèle) pour des clients qui ont l’habitude de clôre tôt leur paie et dont les livraisons étaient faites tardivement, entre les 20 et 25 du mois, par certains éditeurs.
Lors de précédentes évolutions légales similaires, certains de nos clients nous avaient sollicités après avoir constaté des changements concernant l’ordonnancement des rubriques du bulletin ou des rejets du nouveau modèle utilisé. Ainsi, ce dernier n’était plus reconnu par le logiciel en charge de la dématérialisation ou par l’imprimeur qui mettait les bulletins à disposition des salariés. Dans d’autres cas de figure, des informations peuvent être rognées sur les bulletins, en raison de l’ajout de nouvelles lignes.
Par conséquent, notre conviction et notre expérience terrain nous poussent à anticiper cette évolution, au moins 3 mois à l’avance. De cette façon, vous pourrez effectuer des tests de visualisation et vérifier les montants affichés au moins un mois avant la livraison définitive.
Pour nos clients qui ont recours à des cabinets comptables ou qui ont choisi d’externaliser leur paie, nous leur recommandons de se renseigner, à l’avance, auprès de leurs prestataires, afin de s’assurer que cette évolution est bien prise en charge et que ces derniers s’occupent du suivi auprès de l’éditeur. Les modalités tarifaires de l’éditeur, mais aussi celles du prestataire chargé du pilotage et de la recette, sont également à prendre en compte pour avoir une estimation réelle du coût de cette évolution.
Nos préconisations en cas de non prise en charge de l’évolution par votre éditeur en standard, ou en cas de mise à jour tarifaire trop onéreuse
Une obligation de l’éditeur de se conformer au respect de la législation
Nous avons déjà vécu des échanges musclés entre éditeur et client lors de la mise en œuvre des évolutions légales. Durant les phases de négociation avec les éditeurs, nous rappelons systématiquement à nos interlocuteurs qu’il s’agit, pour le cas du Net Social, d’une évolution légale que le client n’a pas choisi. L’éditeur est donc dans l’obligation de permettre à son client de se conformer au respect de la législation et de réaliser ce paramétrage dans le délai imparti, d’autant plus si le sujet est anticipé plusieurs mois à l’avance.
Une comparaison des tarifs avec les précédentes évolutions similaires
Ensuite, nous procédons à une comparaison des tarifs et des modalités de déploiement par rapport à de précédentes évolutions similaires. Pour le cas du Net Social, notre base de comparaison s’appuiera, par exemple, sur les tarifs pratiqués lors de la mise en place du bulletin clarifié menée en 2018. D’autres cas plus récents peuvent également servir d’étalon tels que la mise en application du prélèvement à la source en 2019 ou de la mise en place de la déclaration d’exonération net des montants relatifs aux heures supplémentaires et complémentaires, dans les limites du plafond en vigueur depuis janvier 2022.
Les subtilités à connaître avant de négocier la mise à jour tarifaire avec son éditeur
Enfin, la transparence sur le détail de la facturation est un élément central lorsque nous accompagnons nos clients dans des négociations tarifaires. Pour cela, nous demandons à l’éditeur de préciser en quoi cette évolution légale est spécifique pour l’organisation, ce qui permettra de mieux comprendre le niveau de complexité du paramétrage mis en œuvre, et donc de justifier (ou non) le tarif appliqué. Si l’éditeur pratique le prix fort à chacun de ses clients pour une évolution standard qu’il va livrer à l’identique pour l’ensemble de son parc client, nous estimons généralement qu’une marge de négociation est alors possible.
Nos convictions pour préparer l’arrivée de cette nouveauté
Notre approche méthodologique s’adapte au contexte de chaque client mais nous dégageons généralement deux grandes étapes.
- La première consiste à cadrer en formalisant une demande écrite auprès de son éditeur de paie pour savoir si cette évolution est prise en charge et sous quelle modalité ;
- La seconde vise à s’appuyer sur une expertise interne (service paie ou responsable SIRH) ou externe (cabinet d’avocat, comptable ou de conseil), en fonction des réponses obtenues durant la première étape, afin de dérouler la suite du processus.
Si vous faites appel à ConvictionsRH, notre indépendance vis-à-vis des éditeurs de paie et notre expertise dans l’accompagnement à la mise en œuvre de solutions SIRH et Paie vous permettra de vous conformer aux obligations réglementaires, tout en minimisant les coûts de développement. Nous établirons conjointement les échéances de suivi et les validations requises pour ce type de projet. Nos experts Paie seront à même de valider la conformité des nouveaux bulletins et pourront identifier les éventuels effets de bord liés au paramétrage.
Ce qu’il faut retenir
Cette évolution est un enjeu fort pour certains salariés car elle permet de simplifier l’obtention de leurs allocations ou primes versées par l’État. Par une bonne communication auprès de vos salariés et par la mise en place de cette évolution, vous pourrez renforcer votre marque employeur et sécuriser votre paie. A contrario, une erreur d’affichage ou de déclaration du montant net social pourrait avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise, même si l’erreur provenait du logiciel de paie.
Pour aller plus loin
D’autres nouveautés concernant la paie sont à prévoir autour du temps partiel thérapeutique, de la revalorisation des limites d’exonérations des frais professionnels ou encore de la monétisation des jours de RTT, durant le second semestre 2023. Dans cette même optique, pensez à anticiper les sujets et à prendre contact avec vos éditeurs afin qu’ils puissent vous donner de la visibilité sur l’ensemble de ces nouveautés à venir. Ils pourront vous fournir, en particulier, le détail des modalités de déploiement de ces évolutions.
*selon le site : travail-emploi.gouv.fr, 2023
** DSN : déclaration sociale nominative
Sources :
https://www.securite-sociale.fr/home/dossiers/actualites/list-actualites/le-montant-net-social.html
Envie de prolonger la discussion avec Cécile ?
