La gestion de la formation peut s’apparenter à un labyrinthe d'acronymes tels que LMS, TMS, LCMS, LXP. Mais est-ce vraiment nécessairement compliqué ? Il est temps de remettre en question cette perception et les fausses croyances qui l'entourent. Les nouvelles pratiques d’apprentissage, telles que l'autoformation, l'e-learning et le social learning, ont connu un essor fulgurant, en particulier depuis la pandémie et la généralisation du télétravail. En parallèle, les contraintes légales en matière de formation en France se sont assouplies, offrant ainsi une opportunité de repenser et de simplifier les processus. Découvrons comment optimiser la gestion de la formation en misant sur des outils complémentaires et faciles à implémenter.
Commençons par passer en revue les divers outils pouvant être présents dans l’écosystème de gestion de la formation :
Cette diversité et pluralité d’outils représentent à la fois une complexité additionnelle avec des fonctionnalités croisées, des intégrations inter-outils, une harmonisation des UX… et une mine d’opportunités permettant de compléter l’offre, l’approche ou la gestion de la formation.
Les processus métier de gestion de la formation : l’art de déconstruire la complexité
La gestion de la formation englobe de nombreux aspects, tels que la planification, le budget, la collecte des besoins, les workflows de validation, et bien d’autres encore. Ces processus peuvent sembler complexes, voire parfois déconcertants, avec leur spécificité propre à chaque entreprise. Combien de fois avons-nous entendu des phrases telles que « Notre processus de formation est très spécifique et ne peut pas évoluer » ou encore « Il est impossible de ne pas tout contrôler » ? Il est temps de défier ces croyances.
Aujourd’hui, bon nombre d’entreprises aspirent à rendre leurs collaborateurs acteurs de leur propre développement de compétences au sein de l’organisation, ce qui se reflète dans la tendance croissante à l’entreprise apprenante. En effet, cette approche met en place une culture, des comportements et des processus liés aux compétences des collaborateurs, à leur accompagnement et à la proactivité dans l’apprentissage. Pour relever ce défi, il est essentiel d’ajuster les processus et les modes de fonctionnement afin qu’ils s’adaptent à ce nouvel enjeu en alignant culture, outil, processus et accompagnement.
Un outil Best Of Breed* pour chaque processus : le choix du roi ou l’erreur à ne pas commettre ?
Pendant longtemps, les outils de gestion de la formation ont été considérés comme les parents pauvres des SIRH. Toutefois, nous assistons aujourd’hui à des améliorations significatives et à une réflexion approfondie sur les fonctionnalités qu’ils offrent.
LMS/LXP : quelle différence ?
Au fil des années, nous avons pu constater de nombreuses avancées concernant les outils LXP (Learning Experience Platform), faisant ainsi naître l’obsolescence progressive des LMS (Learning Management System) traditionnels. En effet, grâce à l’évolution de la culture apprenante évoquée précédemment, les LXP sont devenus les outils incontournables en entreprise. Ces nouvelles plateformes proposent des contenus pédagogiques personnalisés offrant diverses fonctionnalités telles que le social learning (un processus d’apprentissage mettant l’accent sur l’interaction sociale et la collaboration entre les apprenants), la mise à disposition simplifiée de l’e-learning et une ergonomie centrée sur l’utilisateur.
Les LXP commencent, aujourd’hui, à développer les fonctionnalités classiques des LMS (Learning Management System), ces logiciels qui accompagnent et qui gèrent un processus d’apprentissage ou un parcours pédagogique. Cela remet en question l’utilité même des LMS traditionnels, perçus de plus en plus comme obsolètes. Parmi les fonctionnalités avancées intégrées aux LXP, nous pouvons par exemple citer l’inscription automatique à des formations en fonction des attributs d’un collaborateur, une gestion poussée des catalogues ou la gestion détaillée des historiques de formation.
Le TMS : toujours d’actualité ?
Le TMS (Training Management System) représente un logiciel de gestion de la formation qui permet aux organisations de gérer l’ensemble des processus de gestion de la formation. Bien que la tendance actuelle penche de plus en plus vers une approche libre-service et une gestion simplifiée, il reste indispensable de disposer d’un outil TMS pour orchestrer efficacement la formation et les processus particuliers.
Par exemple, la gestion des formations obligatoires renouvelables tous les x années devient extrêmement complexe si l’on utilise un LXP seul. En revanche, le TMS permet d’automatiser bon nombre d’actions de gestion, facilitant ainsi le suivi et l’organisation des formations.
Il peut donc constituer un véritable atout pour la gestion de la formation, à condition qu’il soit correctement interfacé avec les autres outils de l’écosystème. En effet, entre une gestion quotidienne simplifiée et la complexité de la récupération des données, la frontière est mince si votre TMS n’est pas parfaitement intégré pour gérer, entre autres, les inscriptions aux sessions, les catalogues de cours, les workflows d’approbation. La pertinence de ce type d’outils dépend étroitement de votre entreprise et de vos processus et activités spécifiques. Il représente donc un risque projet non négligeable lors de sa mise en place et nécessite donc une étude approfondie des processus au préalable.
LCMS ; outils auteur ; outils spécifiques : sont-ils incontournables ou superflus ?
Les LCMS (Learning content management system) ou intégrateurs de contenu permettent de créer des contenus de formation en ligne ou d’en acheter via d’autres plateformes, rendant ainsi ces ressources accessibles à vos collaborateurs.
Bien que ces outils restent indispensables pour de nombreuses entreprises, ils doivent s’inscrire dans la réflexion globale de l’écosystème, plutôt que de les cantonner à un simple rôle de diffusion de nouveaux contenus.
Aujourd’hui, un grand nombre de formats de contenu sont disponibles tels que les serious games, les elearning, les quizz ou encore les programmes multimodaux, ce qui permet aux entreprises de diversifier leurs catalogues de formation.
En effet, selon le Benchmark de la Fonction RH réalisé en 2023 par ConvictionsRH, 97% des entreprises interrogées s’appuient encore sur la modalité de formation “présentiel” , mais les autres modalités sont également de plus en plus utilisées : le e-learning est utilisé dans 82% des entreprises et 72% utilisent également la modalité “classe virtuelle”.
L’utilisation de multi-formats vise à susciter davantage d’engagement chez les collaborateurs dans le but de créer une organisation apprenante et de la préserver dans la durée. Toutefois, cette diversification peut avoir des effets non souhaités si l’écosystème global n’est pas pensé, notamment :
- Les collaborateurs peuvent être “transportés” d’une plateforme à une autre ; où ils doivent parfois s’identifier de nouveau pour suivre un elearning
- Les gestionnaires formation n’ont pas de vue d’ensemble / pas de KPI globaux / des back-offices à gérer partout
En parallèle, des besoins spécifiques peuvent émerger pour compléter l’offre, l’approche ou la gestion de la formation. Deux approches sont alors possibles :
- La mise en place d‘outils spécifiques à la formation : cela peut avoir de nombreux avantages mais également rendre l’écosystème complexe et ingérable.
- L’utilisation de certains outils déjà déployés dans l’entreprise de façon détournée pour répondre à ces besoins de formation. L’exemple le plus flagrant est l’utilisation d’outils de visio-conférence pour organiser des classes virtuelles. Dans les faits, si l’outil est détourné de son objectif premier et que l’ensemble de l’écosystème n’a pas été pensé au préalable, il peut être difficile, voire impossible, d’intégrer les outils entre eux. Ainsi, les avantages escomptés comme l’envoi semi-automatique d’invitations via un TMS peuvent être perdus, obligeant les responsables de formation à envoyer manuellement des emails avec les informations nécessaires pour se connecter à la classe virtuelle.
Il n’y a finalement pas de bonne ou de mauvaise solution, le tout est de réfléchir à l’écosystème global…
Qu’en est-il de l’écosystème global ?
Vous l’avez compris, complexifier l’écosystème peut également complexifier les processus de formation, ce qui peut entraîner de nombreux risques :
- Multiplier les risques d’erreur et des doublons de saisie ;
- Créer de la confusion et une perte de repères chez les utilisateurs en raison de la multiplicité des outils.
Aujourd’hui, l’enjeu consiste à rationaliser l’ensemble de l’écosystème en assurant une cohérence au global entre les processus et les outils et en privilégiant la mise en place d’API** pour un fonctionnement optimisé.
Il faut donc penser “point d’ancrage / outil maître” pour les collaborateurs et les gestionnaires formation, tout en prenant en compte l’intégralité de l’intégration dans l’ensemble des actions de formation, avant de choisir parmi une pléthore d’outils qui risqueraient de ne pas se connecter de façon optimale.
Optimiser la gestion de la formation : un juste équilibre entre réflexion, simplification et intégration
En premier lieu, nous sommes convaincus qu’il est indispensable de repenser en profondeur les processus de formation afin de s’adapter à un monde en perpétuelle évolution. Cette remise en question permet d’ajuster les pratiques et d’embrasser les nouvelles réalités de l’apprentissage.
Ensuite, la simplification de l’écosystème nous semble essentielle. En se concentrant sur les processus globaux, l’expérience utilisateur et l’interopérabilité des outils, nous sommes en mesure de créer un environnement harmonieux et cohérent, où les différents éléments se complètent parfaitement.
Par ailleurs, il est également primordial de ne pas choisir des outils qui ne sont pas compatibles entre eux. En effet, l’absence d’intégration entre les différents outils de gestion de la formation peut entraîner des ralentissements dans les processus, des erreurs de transfert de fichiers et des coûts de maintenance considérables. Vous devrez vous assurer d’une totale harmonie technique pour garantir l’efficacité et la fluidité des opérations.
Enfin, pour mettre fin à une fausse croyance trop souvent observée, nous vous rappelons que la mise en place d’un nouvel outil ne peut pas à elle seule changer la culture de l’entreprise. L’implémentation d’un LXP et de fonctionnalités de social learning ne suffit pas à la faire évoluer. Ces outils doivent plutôt être utilisés comme des leviers pour soutenir la culture d’entreprise existante et répondre aux besoins spécifiques de l’organisation.
Pour une gestion de la formation viable, les outils sélectionnés doivent répondre à plusieurs impératifs. En plus d’être en parfaite cohérence avec le processus en application, ils doivent s’intégrer harmonieusement dans l’écosystème sans être indépendants et être associés à un solide plan d’accompagnement au changement. Nous avons observé que le LXP est en train de remplacer progressivement le LMS, et que les écosystèmes composés de TMS et de LXP parfaitement intégrés connaissent un succès grandissant. Jusqu’à une disparition totale des LMS au profit d’outils flexibles qui intègrent les fonctionnalités de l’IA et offrant une meilleure expérience apprenant ?
* L’approche logicielle Best of Breed consiste à choisir les meilleures solutions dans leur catégorie plutôt que d’opter pour une suite de logiciel unique couvrant l’ensemble des domaines RH.
** API : (application programming interface) – interface qui permet de « connecter » un logiciel ou un service à un autre logiciel ou service afin d’échanger des données et des fonctionnalités.
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