À l’ère du travail hybride et de la quête d’agilité au sein des entreprises, la gestion des temps et des activités (GTA) devient un atout stratégique à part entière. Elle englobe désormais bien plus que la simple gestion des présences et des absences, s'étendant à de nombreux aspects transversaux au sein de l'entreprise. Découvrons comment la GTA se positionne comme un levier essentiel pour les processus RH. Alors que les éditeurs s’adaptent à cette évolution, nous partagerons des conseils précieux pour mieux appréhender ce domaine RH incontournable.
Dépasser les idées préconçues : la GTA ne se résume pas aux badgeages et absences
La GTA va au-delà des simples feuilles de pointage, c’est une gestion complète des présences et absences des collaborateurs. Les solutions prennent en compte les besoins métiers, en y intégrant la gestion des activités, la planification sous contraintes des équipes (un outil opérationnel clé) la gestion des remplacements, la gestion des intérimaires, ainsi que celle des accès. La GTA met aussi à disposition des collaborateurs un espace personnel transparent sur leurs données. Pour exploiter pleinement son potentiel, une approche globale de la GTA s’avère indispensable.
Au-delà de ses fonctionnalités, la GTA influence grandement les managers et les collaborateurs. Elle ne se contente pas de simplifier leur quotidien, elle les implique pleinement dans la gestion de l’entreprise, favorisant une prise de conscience collective et en renforçant la responsabilisation individuelle.
La GTA représente également une solution stratégique pour piloter efficacement l’activité et le reporting au sein de l’entreprise. En fournissant des indicateurs pertinents, elle optimise la gestion des effectifs, permet une meilleure maîtrise de l’absentéisme et augmente ainsi la productivité, une ressource clé pour la fonction RH et l’entreprise, dans un contexte concurrentiel.
Un outil qui s’intègre pour fluidifier les processus RH de l’entreprise
La GTA doit être appréhendée comme un maillon essentiel dans la cartographie globale des systèmes d’information. Une intégration cohérente de la GTA dans les processus RH crée une synergie, facilitant un échange fluide des données entre les différents départements et métiers. L’outil de GTA choisi doit être suffisamment évolutif pour s’adapter facilement aux besoins changeants de l’entreprise. Il doit être en mesure de suivre la croissance de l’entreprise et de permettre une éventuelle personnalisation en fonction des particularités organisationnelles.
Cette intégration doit se faire facilement pour une gestion efficace des talents, de la paie, et d’autres domaines RH majeurs. L’interopérabilité entre la GTA et les autres solutions permet de renforcer la cohérence des informations, favorisant ainsi une prise de décision éclairée, basée sur des données fiables. Par exemple, le logiciel doit pouvoir s’interfacer facilement au logiciel de paie. En procédant ainsi, le processus de paie est moins chronophage pour les gestionnaires, les doubles saisies et des potentielles erreurs sont évitées, ce qui sécurise la paie des collaborateurs.
Faire son choix parmi la multitude d’outils de GTA disponibles sur le marché
Avant d’opter pour un outil, une première étape consiste à prendre le temps d’auditer les besoins spécifiques de son entreprise. Il s’agit de déterminer les fonctionnalités nécessaires telles que la planification des horaires, le suivi des temps, la gestion des absences ou les rapports et les intégrations avec d’autres outils RH. Une étude est généralement menée en interne avec la rédaction d’un livre blanc, un document de référence qui résume les règles de gestion des temps. Il permet de garantir une expression claire des besoins, des règles et des spécificités, notamment dans le cas où l’entreprise possède plusieurs établissements. Une analyse des réglementations conventionnelles, des négociations obligatoires (NAO), des accords et usages propres à l’entreprise est également réalisée.
La rédaction en amont de ces règles revêt une importance capitale, car cela permet de suivre l’évolution des besoins en fonction du turnover des équipes et des objectifs organisationnels, au fil des années. Ce livre blanc doit être régulièrement tenu à jour par une personne référente, telle que le responsable de la paie ou de la gestion des temps. En outre, ce document permet de mesurer le degré de maturité de l’entreprise, permettant ainsi d’adapter l’outil en conséquence. Il constitue un socle solide pour le déploiement efficace des outils de gestion des temps.
Chez ConvictionsRH, nous intervenons à deux moments clés : soit en assistance à la maîtrise d’ouvrage (AMOA) lorsque l’outil de GTA est déjà choisi, soit en offrant une aide à la sélection de la solution. Dans ce dernier cas, nous rédigeons un cahier des charges détaillé et proposons un cadre de réponse à envoyer aux éditeurs. Notre objectif est de s’assurer que les outils présélectionnés seront adaptés d’un point de vue fonctionnel et technique aux attentes de nos clients, tout en prenant en compte la dimension financière. Cette démarche est sur-mesure. Elle se base sur notre analyse du réglementaire et des spécificités effectuées en amont.
Les éditeurs s’orientent vers cette ouverture pour une plus grande agilité
Face aux besoins changeants des entreprises, les éditeurs de solutions GTA ont su se réinventer avec agilité. Ils ont compris l’importance de cette intégration et ont enrichi leurs offres. Aujourd’hui, leurs solutions incluent des extensions fonctionnelles allant de la gestion de la paie à la gestion des talents, sans oublier des options de reporting avancées. C’est le cas par exemple d’Octime avec le rachat de Staffelio (outil de gestion des remplacements), d’Asys avec Premium RH (outil HCM), de Kélio avec 123 paie et Talentview (outil de recrutement) ou d’Horoquartz avec Stairwage (outil de versement de salaire) et Semana (outil de gestion du flex-office).
Cette tendance renforce notre conviction que la GTA devient un pilier central, interagissant avec de nombreux autres processus pour optimiser les ressources humaines et les performances de l’entreprise.
Appréhender la GTA par une vision transverse pour choisir l’outil adapté
Nous sommes convaincus qu’une vision globale est primordiale pour réussir la mise en place d’un outil GTA performant. Elle dépasse les frontières du service RH, englobant l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise. Prendre le temps de consulter les différents métiers, identifier leurs besoins spécifiques et s’assurer que l’outil choisi réponde à toutes ces attentes est l’une des clés du succès.
Nous considérons également que réfléchir aux impacts transverses de la GTA est une étape cruciale. Il s’agit d’un changement organisationnel majeur affectant de nombreux processus. Prendre le temps de se pencher sur son intégration dans le système d’information et les processus RH existants permet de choisir l’outil le mieux adapté à l’entreprise et de garantir une transition en douceur.
La GTA est aujourd’hui un outil stratégique qui contribue au bon déroulement des processus des entreprises. Comprendre l’ampleur de son périmètre et son intégration dans les processus RH est clé. Les éditeurs ont bien compris cette tendance, proposant des solutions toujours plus complètes et adaptées. La GTA demeure un atout phare pour les entreprises en permettant d’assurer un pilotage efficace avec davantage de flexibilité et de transparence. De quoi permettre à la fonction RH de se recentrer sur l’optimisation du capital humain.
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