Une fois le déménagement acté, les locaux choisis, reste à penser l’aménagement. Comment inclure les collaborateurs dans la construction du projet, adapter les futurs espaces aux besoins des équipes ou encore choisir le mobilier adapté ?
Après avoir évoqué la “méthode ConvictionsRH” pour réussir son déménagement, Marine Chabot, associée chez ConvictionsRH et spécialiste de l’aménagement des espaces et des nouveaux modes de travail, revient sur l’aménagement de La Maison, les nouveaux locaux situé rue de Madrid, à deux pas de la gare Saint-Lazare.
Comment avez-vous construit le projet d’aménagement de vos nouveaux bureaux ?
Pour ConvictionsRH, il était primordial d’interroger les besoins de nos collaborateurs. Nous avons donc organisé un atelier de Design Thinking pour co-construire les futurs espaces en fonction des retours des principaux intéressés. L’idée était d’identifier des profils type – l’associé, le consultant, le gestionnaire middle office, le candidat ou encore le client – et de cartographier leurs parcours idéaux au sein de nos locaux.
Plusieurs souhaits sont apparus au fil de ces ateliers : par exemple que les associés soient en flex office [qu’ils n’aient pas de poste de travail attitré, ndlr] et non dans un bureau fermé, ou encore que les futurs candidats puissent passer au milieu des équipes pour se rendre compte de l’environnement de travail. C’est ainsi que nous avons dessiné les plans optimaux de notre nouvel environnement, entre salles de réunions, box individuels, espaces de travail et lieux de convivialité.
Le 4 janvier, vous avez investi La Maison, espace privatif au sein du coworking WeWork, situé rue de Madrid (Paris 8ème). Cet endroit répond-t-il à tous vos besoins ?
Sur le cahier des charges, nos critères étaient les suivants : localisation centrale à Paris, nombre suffisant de salles de réunion, implantation de tous les postes face à des fenêtres, respect de la densité en flex office, existence d’espaces partagés, standing du bâtiment, sécurisation des accès et parking. En ce sens, La Maison est le lieu idéal pour nos équipes ! Le seul point sur lequel nous avons dû transiger, c’est les espaces que nous aurions aimé sur un seul et même étage pour faciliter la collaboration et la proximité. Nos nouveaux locaux s’étendent sur quatre niveaux mais, finalement, chaque étage a sa propre vocation dans cette configuration et c’est plutôt agréable.
Pour l’aménagement des espaces, de quels modèles vous êtes-vous inspirés ?
Le modèle traditionnel, dans lequel tout le monde a un poste de travail attribué, n’a jamais été envisagé chez ConvictionsRH. Comme nous, WeWork croit en l’« activity based working », un modèle théorisé par le consultant néerlandais Erik Veldhoen, qui repose sur le choix des personnes à décider de l’environnement de travail en fonction de leur activité. Notre nouvel espace compte ainsi 79 postes, 11 box individuels, 7 salles de réunion et une grande salle de conférence située au 4ème étage, “le grenier”, qui peut se transformer en open-space et accueillir, alors, jusqu’à 19 personnes.
N’ayant pas eu accès aux locaux durant les travaux, nous avons travaillé sur plans. Depuis septembre, je me rends régulièrement sur les lieux pour suivre l’aménagement. L’efficacité de WeWork est impressionnante : en novembre, il n’y avait rien et aujourd’hui, nous y sommes tous confortablement installés !
Dans vos nouveaux locaux, comment s’est effectué le choix du style et du mobilier ?
La société WeWork possède un catalogue très précis. Le mobilier est le même dans tous leurs espaces de coworking, que ce soit à Paris, à New-York, à Madrid ou encore à Sydney. Nous n’avons pas eu tellement de choix, mais l’aménagement proposé correspond en tout point à notre cahier des charges : chaises de bureau ergonomiques, postes de travail qualitatifs et écrans TV dans les salles de réunion.
Dans un projet d’aménagement classique nous aurions eu tout à choisir, de la forme des sièges à la teinte des murs en passant par les matériaux des bureaux. Or les goûts et les couleurs complexifient les choix ! Au moins, grâce à WeWork, il n’y a eu aucun débat. Le style est moderne, industriel, en verre, bois et noir – ce qui, au final, nous correspond plutôt bien.
Quelle a été votre marge de manœuvre dans l’aménagement final des espaces ?
Nous avions la volonté de digitaliser La Maison. Nous avons donc intégré des systèmes de visioconférence aux télévisions présentes dans toutes les salles de réunion. Si nous sommes plusieurs dans la pièce, la caméra se tourne en direction de la personne qui parle.
Nous avons également déployé une application, MyMeet-Up, qui permet, en temps réel, de savoir quelles sont les salles disponibles, celles utilisées ou celles réservées. Par ailleurs, celle-ci permet également à nos collaborateurs de suivre, toujours en temps réel, les personnes présentes dans La Maison, de réserver des postes ou encorede se déclarer en télétravail s’il y a trop de monde sur les lieux (un paramètre non-négligeable dans la période que nous traversons).
Enfin, des écrans à encre numérique (plus respectueuse de l’environnement) sans fil ont aussi été installés devant toutes les salles pour indiquer leur nom et leurs créneaux de disponibilité en fonction des données liées au service de messagerie Outlook.
Le mot de la fin ?
Au final, ce qui a primé dans l’aménagement a été le bien-être des collaborateurs. Nous avons pensé La Maison de telle manière qu’ils aient une vraie qualité de vie au travail, avec de beaux espaces, très lumineux, du matériel ergonomique et adapté à leur besoin. Et, au-delà de la qualité de vie au travail, l’emplacement même de nos locaux tout comme la création de MyMeet-Up permet de garantir un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. C’est une chose qui nous tenait particulièrement à cœur.
Pour penser, ou repenser, l’aménagement de vos espaces, ConvictionsRH vous accompagne. Découvrez notre offre.
