La situation que nous vivons est exceptionnelle. Le Covid-19 et le confinement qu’il a entraîné nous oblige à tester de nouvelles manières de travailler. Nous nous habituons, petit à petit au télétravail, nous nous sommes installé un espace dédié, nous nous créons une nouvelle routine, jour après jour. Jusqu’au moment où notre agenda nous rappelle cette réunion à laquelle nous devons assister. Entre mauvaise connexion, freeze, cris d’enfants, micro qui refuse de fonctionner et cacophonie, la réunion en ligne peut vite se transformer en cauchemar pour les participants comme pour l’animateur ! Voici toutes les clés pour bien la réussir.
Avant la réunion : tout n’est que tests, préparation et informations
Une réunion à distance n’est pas une réunion en présentiel. Si les deux nécessitent d’être préparées en amont, on ne peut le faire de la même manière. Alors, qu’elle ait été prévue avant le confinement ou pendant, il est important de bien s’organiser et de réfléchir aux points suivants :
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La liste des participants
S’il paraît que “plus on est de fous, plus on rit”, ce n’est clairement pas le cas en réunion, et encore moins quand celles-ci ont lieu à distance ! N’invitez donc que les personnes indispensables au bon déroulé de la réunion. Non seulement, cela vous permettra de mieux gérer et animer les débats au moment voulu, mais cela libérera également du temps aux personnes qui n’avaient peut-être pas réellement besoin d’y participer. À ne pas négliger en cette période de confinement où il est primordial de se ménager et de ménager les autres !
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Prévoir le bon créneau et la bonne durée
Plus que jamais, nous devons être respectueux de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Dans la mesure du possible, prévoyez vos réunions sur des horaires classiques de travail (9h-12h/14-18h) afin de faciliter l’organisation de vos participants, notamment ceux qui ont des enfants à charge. Aussi, soyez compréhensif si l’un d’entre eux doit s’éclipser 10 minutes avant l’heure prévue : nous sommes nombreux à devoir jongler entre notre travail et la gestion familiale (repas, devoirs des enfants…)Réduisez la durée de vos réunions : on estime qu’une heure de réunion en présentiel équivaut à 45 mn en distanciel. Pensez tout de même à inclure dans votre créneau un temps d’installation et d’échanges informels, comme vous le feriez si vous étiez tous dans la même pièce !
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Choisir la bonne plateforme
En fonction de vos objectifs pour la réunion, vous n’allez pas utilisez les mêmes outils. En effet, si vous organisez une conférence en ligne, Skype, Teams, Zoom ou LiveStorm conviendront parfaitement. Mais cela sera nettement moins le cas de la réunion participative ou d’un brainstorm, où XMind, Wisembly ou encore Klaxoon conviendront nettement mieux. Il existe mille et un outils pour vous aider dans vos tâches. N’hésitez-pas à consulter notre panorama des outils collaboratifs pour travailler à distance pour trouver celui qui satisfera au mieux vos besoins.
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Partager les informations
Communiquez aux participants toutes les informations pratiques (lien vers l’outil, guide d’utilisation) ainsi qu’un maximum d’informations de fond. Partagez-leur l’agenda de la réunion, mettez en avant les objectifs et livrables attendus et faites-leur également parvenir tous les supports sur lesquels vous allez vous appuyer en leur précisant que l’on attend d’eux qu’ils aient consulté ces documents en amon. Ainsi, vous pourrez consacrer la réunion aux dialogues et à la prise de décision.
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Se préparer
Si vous vous apprêtez à utiliser un nouvel outil, testez-le en amont afin de bien vous être familiarisé avec lui au moment de la réunion et donc de pouvoir guider les participants en cas de problèmes. Assurez-vous, 5 minutes avant l’heure fatidique, d’avoir chaque support et outil déjà ouvert et prêt à l’utilisation afin d’éviter de perdre du temps pendant votre meeting. Enfin, ayez un plan B. Dans le cas où votre outil ne fonctionnerait pas, où la vidéo que vous aviez prévue de présenter refuse de se lancer … réfléchissez à vos options et préparez-vous.
Pendant la réunion : de l’humain, de l’humain, de l’humain !
Ça y est, vous vous êtes préparé, vous avez envoyé votre invitation avec une durée et un créneau adaptés, transmis les informations nécessaires à la bonne tenue de la réunion, choisi l’outil le plus pertinent, vos participants se connectent un à un. Maintenant, il est temps d’animer la réunion.
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Rappeler les règles du jeu
Avant d’entrer dans le vif du sujet, mentionnez la raison de votre présence virtuelle à tous, ce que vous attendez de chaque participant, le déroulé de la réunion. Présentez également les modalités de l’échange : est-il encouragé ou est-il prévu à des temps spécifiques ? Faut-il privilégier le chat ou l’oral ?
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Réinjecter de l’humain
La période que nous vivons est anxiogène et stressante pour de nombreux individus. Le contact humain est crucial, profitez donc de ces réunions pour réinjecter de l’humain. Prévoyez 10 minutes d’échanges informels, encourager les participants à poser leurs questions (sur le chat ou à l’oral), encouragez l’écoute active, demandez-leur de se présenter avant de commencer, rebondissez sur les idées des uns et des autres et, si internet vous le permet, utilisez la vidéo. En fonction du type de réunion, pourquoi ne pas prévoir des activités ? Par exemple, un réunion d’équipe en petite communauté peut très bien se transformer en déjeuner virtuel !
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Rythmer votre réunion et susciter l’attention
Conserver l’attention est déjà un challenge quand on est face aux participants, mais à distance, il faut redoubler d’ingéniosité et de créativité ! Utilisez les fonctionnalités des outils de réunions à distance (partage d’écran, vidéos, quizz, gif …) pour conserver leur attention et les faire participer activement. Et si votre réunion dure plus d’une heure, prévoyez des temps de pause pour laisser à chacun le temps de souffler..
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Impliquer chaque participant
Si possible, donnez des rôles à chacun : le participant A sera le maître du temps, le participant B sera chargé de rédiger le compte-rendu, le participant C sera l’agitateur d’idées … Privilégiez les plateformes et les activités interactives, de type sondages, quizz, etc.
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Commencer à l’heure
Il s’agit d’une évidence mais il est important de le rappeler, et si vous le pouvez, n’hésitez pas à finir 5 minutes avant l’heure prévue. Vos participants vous seront reconnaissant d’avoir cet instant à eux avant d’enchaîner avec la suite de leur journée, en particulier s’ils doivent enchaîner les réunions.
Le plus : une bonne façon d’injecter de l’humain dès le début de la réunion est d’utiliser un icebreaker. Par exemple, “la météo du jour” où chaque participant partage sa météo intérieure permet de connaître l’état d’esprit de chacun et d’être sûr de laisser la parole aux plus introvertis. Le jeu “2 vérités et un mensonge” est également un excellent moyen de créer de la cohésion et d’apprendre à connaître ses collègues.
Après la réunion : vous avez dit feedback ?
La situation que nous vivons risque de durer encore un peu et, surtout, de transformer nos pratiques de travail en profondeur. Alors, pour s’améliorer les uns les autres, il n’y a qu’une seule solution : le feedback. N’ayez pas peur d’en demander aux participants ! Ce qui leur a plu, ce qui est à améliorer, cela va vous permettre de vous challenger, de vous améliorer. Et inversement, donnez du feedback à vos collaborateurs. Cette crise, c’est cela aussi, une opportunité de monter en compétences, de sortir de sa zone de confort. Et pour cela, n’hésitez pas à demander de l’aide !
Le plus : nous sommes plus forts quand nous sommes ensemble. C’est aussi l’occasion de se former, alors pourquoi ne pas demander au stagiaire un peu geek de vous aider à installer vos outils ?
Pour vous soutenir dans cette période compliquée, toute l’équipe de ConvictionsRH reste à votre disposition pour vous aider à mettre en place des dispositif adéquats.
