La gestion des temps et des activités (GTA) est un enjeu majeur de la gestion des entreprises, associations et autres organisations.
Alors que nous avions l’habitude auparavant de piloter les projets, plannings et équipes manuellement, il existe aujourd’hui une multitude de logiciels de GTA pouvant répondre aux besoins de notre organisation. Ces logiciels sont devenus des outils fondamentaux pour évaluer la productivité, les coûts, les tâches, et planifier les ressources nécessaires.
Qu’est-ce qu’un logiciel de GTA ?
Un logiciel de gestion des temps et des activités est un outil RH et managérial permettant de suivre et de mesurer la répartition des tâches et des horaires par personne, par équipe ou par projet au sein d’une entreprise. L’objectif principal est de simplifier l’organisation de l’entreprise à plusieurs niveaux :
- La gestion du temps de travail
- La planification des tâches
- La gestion des projets de l’entreprise à moyen- ou long-terme
- La gestion des absences et des congés
Surtout, il est possible de paramétrer le logiciel, en adaptant l’arborescence de l’outil à l’organisation de l’entreprise.
Les logiciels de GTA sont devenus incontournables face à la croissance et l’accumulation des données produites par les entreprises, et assurent le bon fonctionnement du service RH ainsi que de la gestion des équipes par les managers.
Pourquoi opter pour un outil de suivi en entreprise ?
Améliorer et fiabiliser le suivi du temps de travail
Le suivi du temps de travail est avant tout une obligation légale. Or, les process pour récolter cette donnée peuvent paraître complexes. C’est pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers des logiciels ou outils SaaS en ligne. Ces outils offrent un suivi des temps simplifié, et ainsi un risque d’erreur moindre, puisque les systèmes sont automatisés et le nombre de saisies diminué. Cela évite également de transmettre des données sensibles par e-mail. Plus encore, les logiciels de GTA permettent d’accéder à une panoplie de données, optimisant la prise de décision grâce à l’informatique décisionnelle.
Permettre un meilleur gain de temps
Utiliser un outil de suivi permet également de décharger les managers de tâches chronophages. En effet, la saisie des informations se fait en quelques clics par le salarié. Ensuite, le manager approuve les informations saisies, qui sont ensuite partagées par l’outil avec les responsables RH, la paie ou tout autre service concerné.
Ainsi, cela permet d’alléger les process internes tout en empêchant les erreurs de calcul, les pertes de fichiers ou autres problèmes liées à un suivi manuel. Cela représente un réel gain de fiabilité, de sécurité et de temps, qui peut être consacré à des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Optimiser la productivité des employés
Mesurer la productivité de ses employés n’est pas chose simple pour le service RH. Il arrive souvent d’être face à des données incomplètes et peu fiables. Cependant, grâce à un outil de suivi tel que Beebole, il est possible d’accéder à des données et fonctionnalités permettant de l’optimiser. En effet, le logiciel propose une simulation d’annualisation, la planification et gestion des missions etc. dans l’objectif d’avoir une meilleure vision globale et analytique de l’activité.
Partager automatiquement les données RH
Les logiciels de GTA permettent également le partage automatique de certaines données RH telles que les congés, les absences, les maladies etc. Par exemple, il est possible d’afficher le nombre de congés utilisés et disponibles par employé en ayant défini des quotas au préalable. Cela peut faciliter la création des bulletins de paie ou encore la refacturation de temps entre différentes entités d’un même groupe.
Comment choisir le bon outil ?
Il existe aujourd’hui une panoplie de logiciels de gestion du temps et des activités. Et cela peut s’avérer difficile lorsqu’il s’agit de faire un choix. Certains critères sont cependant à prendre en compte : la fiabilité, la flexibilité en termes de fonctionnalités, tout en s’adaptant à la taille et au budget de l’entreprise. Voici le top 5 des logiciels de GTA à utiliser proposé par Beebole dans son article : https://beebole.com/blog/5-logiciels-de-gestion-des-temps-et-activites-gta-pme/