Les processus RH étant la plupart du temps considérés comme étant moins critiques que d’autres pour l’entreprise, nombre de DRH rencontrent des difficultés pour convaincre leur direction générale d’équiper l’entreprise si elle ne l’est pas, et de challenger le SIRH existant si elle l’est. Dans ce contexte, la notion de ROI peut s’avérer essentielle. Familière des fonctions comptabilité, finance ou marketing, cette notion est relativement nouvelle pour les DRH. Indispensable pour légitimer un investissement, le ROI doit être considéré sur les plans à la fois quantitatif et qualitatif.
SIRH, en avoir ou pas
Il existe aujourd’hui deux sortes d’entreprises : celles qui sont équipées d’un SIRH, et celles qui… hésitent à franchir le pas ! Adopter un SIRH représente un investissement lourd pour les entreprises ne l’ayant jamais fait. Il est assurément difficile pour celles-ci de démontrer que la mise en place d’un SIRH génèrera de véritables gains avant plusieurs années, alors qu’un ROI peut s’argumenter plus facilement pour les entreprises déjà dotées d’une solution
Par postulat de base il y a obligatoirement un coût d’investissement lors de la mise en place d’un SIRH, aussi le challenge consiste-t-il seulement à prouver que l’on peut faire mieux et moins cher. Une tâche rendue plus aisée par la concurrence acharnée que ses livrent les éditeurs, celle-ci faisant fortement baisser les prix.
Les premiers temps : prouver une valeur ajoutée quantitative
Il y a seulement quelques années, parler de gestion du capital humain revenait à s’adresser à une centaine de personnes d’une entreprise afin qu’elles puissent, entre elles, traiter des informations sur les collaborateurs. Dès lors que se sont mises en place les notions de self-service, de collaboratif, démontrer la valeur ajoutée est devenu possible en pointant le fait que le collaborateur soit à l’initiative de sa carrière et que des tâches réalisées jusque alors en central puissent l’être par les managers. La gestion des entretiens annuels offre un bon exemple de ce qui se perçoit comme une valeur ajoutée forte : ces derniers n’étant plus réalisés sur papier mais sur un formulaire en ligne, le gain lié à la diminution des saisies et autres processus a pu alors se mesurer en gain d’ETP (équivalent temps plein), ce gain permettant d’alléger les équipes de la partie administrative et ainsi leur permettre de se concentrer sur d’autres tâches.
À mesure que se sont perfectionnés les SIRH, le ROI quantitatif est devenu de plus en plus évident par la multiplicité des tâches rationalisées. Si l’on prend l’exemple du suivi de la carrière des collaborateurs expatriés, alors que dans nombre d’entreprises le retour au bout de trois ans d’un expatrié se terminait souvent par une transaction au coût important, il est devenu possible d’anticiper leurs retours en envisageant des ouvertures de poste en amont, et ainsi avoir un traitement avisé de la mobilité. Dans cet exemple, ceci a permis d’éviter la frustration que le non-traitement des souhaits de mobilité peut engendrer chez les collaborateurs. Ce meilleur pilotage, réalisé via le SIRH en place, encourage les collaborateurs à rester dans l’organisation grâce à une gestion performante de leur carrière.
L’embauche des collaborateurs constitue un autre exemple significatif de ROI quantitatif. Dans nombre de cas, si tous les intervenants nécessaires pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur ne se sont pas « synchronisés » dès la validation de la candidature du futur embauché, celui-ci peut attendre deux jours, voire parfois plus d’une semaine, pour être doté de tous les outils et/ou accès nécessaires à sa prise de fonction. Rationnellement, un outil SIRH daté ou partiellement intégré coûte donc des journées de salaire à l’entreprise.
Au final, toutes les entreprises ayant mis en place des SIRH en ont retiré des gains en terme de gestion de leurs ressources humaines ou, à minima, sur la standardisation et l’automatisation de leurs processus. Malgré tout, il faut admettre que les premières organisations à avoir adopté un SIRH ont fait exploser leurs budgets et que peu d’entre elles ont amélioré de façon significative leur pilotage RH ou leur Gestion des Talents alors que ce sont aujourd’hui des outils clés de création de valeur pour l’entreprise.
Les choses ont cependant évolué depuis, même s’il existe encore beaucoup de travers à éviter dans le choix d’un SIRH.
De l’ERP au SaaS, une quête de temps et de réduction des coûts
Si le ROI du SIRH n’est pas encore optimal, probant, il convient cependant de ne pas considérer le SIRH seul, mais comme un outil de pilotage de l’activité d’une entreprise, au service de l’organisation.
Dès l’instant où ont été mis en place des centres de service partagés, le ROI est devenu incontestable : les outils ont permis une rationalisation engendrant des gains réels, significatifs. Parallèlement, adopter un SIRH a tout à coup semblé indispensable pour entrer dans une organisation moderne. Dans les années 2000, le SIRH a connu un véritable essor, plus par effet de mode que par réelle nécessité : la concurrence équipait sa Direction RH avec des ERP (Progiciel de gestion intégré), il fallait donc le faire. Certaines entreprises ont donc acheté des SIRH, souvent haut de gamme pour être sûr de ne manquer de rien (« au cas où ») mais finalement se rendent compte aujourd’hui qu’ils n’utilisent que 30% de la solution..
L’arrivée massive des solutions SaaS depuis une dizaine d’années a permis de révolutionner le marché et celles-ci ont même pris le pas sur les ERP.
Aujourd’hui, on peut dire que le débat ERP/ SaaS est quasiment tranché en faveur du second. Ce dernier donne notamment la possibilité à des structures de taille plus restreinte de s’autoriser enfin à « penser » avoir un SIRH. Les petites organisations souhaitant se doter d’un outil de gestion du capital humain ont donc véritablement une alternative à la mise en place d’un ERP dont l’investissement est extrêmement lourd. En outre, il ne faut pas non plus oublier les nombreux coûts cachés qui viennent impacter le ROI d’un ERP et qui découragent également bon nombre de DRH : nombre de personnes qui administrent l’outil, coût de mobilisation des collaborateurs qui participent, coût des installations informatiques…
Aujourd’hui, les organisations fonctionnant encore avec des ERP ou ayant fait l’acquisition d’outils SaaS il y a 5 ans ou plus doivent, pour faire des gains significatifs, rechallenger leurs contrats. La durée des contrats de licence, de 3 ans en général, constitue en elle-même un paradoxe : une entreprise qui vient d’investir pour s’équiper n’a pas envie de s’entendre dire qu’elle devra, pour outiller ses processus RH, mener un projet de déploiement, qui prendra entre 1 et 2 ans en fonction de la taille de l’entreprise, pour finalement amorcer peu de temps après un processus de sélection d’une nouvelle solution alors que l’actuelle sera tout juste stabilisée et entrée dans les usages de l’entreprise !
À y regarder de plus près, la recherche d’un ROI optimal pose la question sur un certain nombre de choix cruciaux, comme l’externalisation de tout ou partie d’un processus RH. À titre d’exemple, si une entreprise choisit d’externaliser la fonction recrutement, dans quelle mesure cela lui coûtera-t-il plus cher (ou moins) que de se doter d’un outil et d’une personne pour l’administrer ? La réponse varie évidemment en fonction de la taille de l’entreprise, des volumes à traiter, etc. Il y a donc une notion de business case à construire.
En fonction des processus à optimiser, il est plus ou moins facile de réaliser des Business Cases. Par exemple, sur de la gestion administrative et de la paie, il est possible de définir de véritables gains et de les chiffrer. Ainsi, dans le secteur de la distribution, les meilleures organisations parviennent à un coût de bulletin de 25 € vs 40€ ou 50€ dans d’autres entreprises. On notera que, d’une manière générale, plus les effectifs sont importants, plus le ROI du SIRH est important.
ROI qualitatif et baisse des prix : deux raisons pour ne plus hésister
Au-delà des gains en temps et de la réduction des coûts, il existe une dimension qualitative du ROI, plus difficilement mesurable. Au même titre que la qualité du service rendu aux Managers, la notion d’image fait partie intégrante de ce ROI qualitatif. Quelle image renvoie une entreprise dotée d’un SIRH par rapport à celle qui ne l’est pas ou ne dispose que d’une solution « has been » ?
La question se pose d’abord vis-à-vis des clients RH de l’entreprise que sont les collaborateurs et les candidats. Un gain en termes d’image employeur, et donc de marque employeur, peut avoir un impact fort sur la qualité des recrutements et la capacité de l’entreprise à fidéliser ses meilleurs éléments.
Par ailleurs, comment éviter le sujet du SIRH quand chacun convient que la révolution digitale est au cœur de tous les enjeux d’avenir ? Or, s’il est admis que le digital impacte le business, comment la fonction RH pourrait-elle contribuer à la performance de l’entreprise si elle n’effectue pas le « saut technologique » que représente l’adoption d’un SIRH performant et innovant? À l’heure où les DRH s’efforcent de légitimer leur fonction, le SIRH et l’un des sujets dont ils doivent s’emparer et qu’il leur faut porter auprès de la Direction comme un élément attractif pour les nouveaux embauchés et fédérateur pour les salariés. On notera en effet que c’est la première fois, historiquement, que les collaborateurs sont mieux équipés en technologies de pointe dans leur vie privée qu’ils ne le sont chez leur employeur, ce qui conduit à cet étonnant paradoxe : si un DRH veut mettre en place les applications qu’il utilise à titre personnel, pour les développer dans son entreprise, elles n’existent tout simplement pas !
L’accélération de l’innovation technologique devrait changer la donne, mais il est vrai qu’une innovation technologique très forte ne séduira pas forcément les grands groupes, qui recherchent avant tout des solutions solides et éprouvées. En fait, ce sont toutes les caractéristiques des révolutions technologiques qui s’appliquent au SIRH, au premier rang desquelles la baisse des prix. Ainsi, alors que seules les grosses organisations pouvaient s’offrir un ERP il y a quelques années, les technologies en SaaS ont rendu le SIRH plus accessible à tous. Une démocratisation qui n’est pas sans rappeler celle qu’ont connue les téléviseurs à écrans plats, très coûteux à leur apparition et aujourd’hui présents dans une majorité de foyers.
Cette baisse des prix pourrait bientôt conduire à des solutions inenvisageables il y a peu : à quand la gratuité du SIRH ? Les entreprises n’achèteraient plus que ce dont elles ont besoin en plus d’un service standard, sur le principe de LinkedIn qui fait payer certaines fonctionnalités aux professionnels. La maturité des acheteurs de SIRH se prête désormais à ce scénario. Il existe déjà des offres de services gratuits, en France et à l’international, permettant de couvrir une bonne partie des besoins standards des DRH : vivier, recherche de candidats, etc.
Il existe bel et bien un ROI mesurable du SIRH dans des domaines comme la paie, la formation ou le recrutement, puisque renouveler son outil permet de piloter ces activités avec des coûts moindres. De son côté, le ROI qualitatif n’est pas à négliger puisqu’il peut impacter positivement l’entreprise en termes d’image, d’agilité ou de marque employeur. Les entreprises non équipées d’un SIRH peuvent-elles, en sautant le pas aujourd’hui, escompter un ROI performant ? La dimension de l’entreprise, son activité et la typologie de ses populations permettent de déterminer si s’équiper d’un SIRH fait sens.
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