Tout d’abord, posons les bases : l’onboarding c’est quoi et ça sert à quoi ?
L’onboarding est un processus qui vise à améliorer l’accueil et faciliter l’intégration des nouveaux arrivants d’une entreprise. Ce processus évite au collaborateur d’être jeté dans le grand bain sans bouée au risque de couler. De trouver de lui-même les informations nécessaires à la découverte, à l’appropriation des valeurs de sa nouvelle entreprise et les clés pour s’approprier sa nouvelle mission.
Mettre en place une politique de onboarding comporte de nombreux avantages : amélioration de la marque employeur, fidélisation des collaborateurs et augmentation de la productivité. Car un salarié mieux intégré est un salarié plus rapidement efficace donc plus productif.
Les 5 bonnes pratiques d’onboarding à mettre en place (ou à améliorer).
1. Impliquez tous vos collaborateurs
Si, la plupart du temps, la mise en place d’une politique d’onboarding résulte des Ressources Humaines, celle-ci ne peut fonctionner sans que les managers et l’ensemble des collaborateurs ne s’y sentent impliqués. Cela commence par le fait de prévenir tous les employés de l’arrivée d’une nouvelle personne ou, a minima, les membres de sa direction et les collaborateurs avec qui elle devra travailler
Par la suite, il faut les encourager à être parties prenantes des étapes de socialisation et de transfert de connaissances envers le nouvel arrivant. Cela peut se faire, par exemple, par le biais de vidéos explicatives, de livrets “conseils et astuces” qui donnent les bons plans du quartier et de l’entreprise ou encore par l’organisation de rendez-vous en petits comités pour présenter ce sur quoi chaque département travaille.
2. Préparez son arrivée : le kit d’onboarding
“Kit d’intégration”, “Welcome kit”, quelque soit le nom que vous lui donnez, le kit d’onboarding est un élément incontournable du processus d’accueil. Il s’agit de créer pour le nouvel arrivant un “pack de survie” de l’entreprise, il faut donc bien réfléchir à ce qu’il va contenir !
Un trombinoscope de l’équipe, un livret d’accueil retraçant l’histoire de l’entreprise, ses valeurs et les infos pratiques à connaître sur le lieu en font souvent partie. À cela vous pouvez tout à fait ajouter les bonnes adresses du quartier, un dictionnaire des mots et synonymes spécifiques que vous utilisez dans l’entreprise (“propal”, “high-pot”, …), un guide des outils utilisés (slack, google drive, telegram, airtable …) ainsi que des goodies. Avoir son propre tote-bag / gourde / stylo / clé usb aux couleurs de son entreprise est un moyen simple mais efficace de créer un sentiment d’appartenance.
Enfin, dans ce kit n’oubliez pas de préparer le matériel de votre nouveau collaborateur ! Cela semble simple, mais dans les faits c’est encore trop souvent oublié. Alors, préparez son bureau (où-va t-il s’installer ?), le matériel dont il aura besoin (lui faut-il un ordinateur ?), ses accès et sa boîte mail.
3. Faites des points réguliers
Le processus d’onboarding se fait sur la durée. En effet, il est illusoire de croire que l’on s’intègre totalement en seulement une semaine. Alors, en tant que manager, faites le point avec le nouvel arrivant régulièrement. Demandez-lui comment c’est passé sa première semaine, calez un rendez-vous au bout d’un mois pour vous assurer que tout se passe bien, puis au bout de 3 mois et enfin de 6. De cette façon, vous montrez à votre nouveau talent que vous vous souciez de son bien-être mais aussi, vous pouvez rectifier le tir en cas de problème.
Attention, ces rendez-vous ne doivent pas être vécus par le nouveau collaborateur comme la marque d’un manque de confiance. Pour cela, vous pouvez effectuer certains rendez-vous dans un cadre décontracté, lors d’un déjeuner à l’extérieur par exemple.
4. Pour aller plus loin dans l’onboarding, pensez au parrainage
Pour aller encore plus loin dans la politique d’intégration, vous pouvez imaginer un programme de parrainage : un collaborateur plus senior prend sous son aile un nouvel arrivant. Ces “buddy program” sont bénéfiques à la fois pour le nouveau salarié – qui, de cette manière se sent plus intégré et a un interlocuteur à qui poser ses questions directement – et pour le collaborateur plus senior. En effet, celui-ci peut, de cette manière, faire partager son expérience et se sent valorisé.
Les modalités des programmes de parrainages sont diverses, à vous de choisir ce qui convient le mieux à votre entreprise et à vos collaborateurs.
5. Aidez-vous d’un outil de onboarding
60% des entreprises utilisent un outil d’onboarding pour faciliter le processus. En effet, cette politique d’intégration s’imposant de plus en plus, les outils se sont multipliés et il en existe désormais un nombre conséquent.
Il s’agit d’applications SaaS faciles à mettre en œuvre, accessibles via Internet, toutes plus ou moins paramétrables en fonction des besoins de l’entreprise.
Parmi les fonctionnalités les plus classiques se trouve la mise à disposition d’un portail à destination des nouveaux collaborateurs. Cet espace, véritable “boîte à outil”, permet d’avoir accès à une présentation détaillée de l’entreprise et de ses chiffres clés, de consulter sa charte de valeurs, ses accords GPEC ou encore la convention collective mais aussi de compléter les différents formulaires à remplir au moment de l’embauche (mutuelle, CE…). Certains éditeurs vont même plus loin en proposant également des espaces permettant de gérer des contenus plus informels tels que des vidéos, des foires aux questions…
L’accès en libre-service à cet espace permet ainsi au collaborateur de retrouver librement l’ensemble des informations dont il peut avoir besoin pour son acclimatation à ce nouvel environnement. Il peut également suivre un programme de formation aux procédures de sa nouvelle entreprise ou encore une formation e-learning sur son nouveau poste, les nouveaux outils qu’il devra maîtriser. Ces outils sont donc une excellente façon de faciliter l’intégration du collaborateur !
L’onboarding, c’est donc assurer la continuité entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur. C’est une politique gagnante-gagnante et pour lui, et pour l’entreprise. Maintenant que vous avez toutes les clés en mains, il ne vous reste plus qu’à les appliquer pour faire un sorte vos nouveaux collaborateurs se sente comme chez eux dès le premier jour.
