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Gestion de la formation

La formation, parce qu’elle accompagne le développement des compétences de l’entreprise, joue un rôle clé dans la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise. Longtemps considérée en France comme un poste de dépense obligatoire, la gestion de la formation est aujourd’hui identifiée comme un levier dans la compétitivité de l’entreprise et comme un investissement pour le futur. Comment les services Formation peuvent-ils gagner en productivité administrative pour se concentrer sur l'apport de valeur ajoutée ? Quels sont les processus adéquats pour définir des formations au service des besoins stratégiques et opérationnels tout en optimisant les modes de financement ? Comment proposer des modes d’apprentissages innovants et nomades à ses collaborateurs pour faciliter leur accès à la formation ?

 

La France a choisi de faire de la formation un levier d’amélioration de l’employabilité des salariés. A ce titre, la formation a fait l’objet de nombreuses lois successives qui ont notamment imposé une définition de l’action de formation et un niveau d’investissement minimum des entreprises dans la formation de ses collaborateurs. Cette approche de la formation a entraîné des lourdeurs administratives dans la gestion de la formation pour assurer la mise en œuvre des actions dans les entreprises.

Plus libres dans leur définition de la formation et leur réflexion sur les modes d’apprentissage, les pays anglo-saxons ont vite compris l’avantage de développer de nouvelles approches pédagogiques en s’appuyant sur des supports innovants et plus flexibles.

Les entreprises françaises s’emparent aujourd’hui de cette réflexion et proposent également à leurs collaborateurs une nouvelle approche de la gestion de la formation et du développement des compétences. 

 

Dans ce contexte, comment les Directeurs Formation peuvent-ils accompagner les entreprises dans la mise en œuvre de leur stratégie au travers de la montée en compétence des collaborateurs et répondre aux souhaits des salariés, de plus en plus exigeants en termes d’apprentissage et de développement ?

 

Gestion de la formation : vos enjeux

 

  • Comment concilier les axes stratégiques de l’entreprise, les besoins opérationnels identifiés par les managers et les souhaits de développement des collaborateurs ?
  • Comment sécuriser et pérenniser la construction de son plan de formation ?
  • Comment s’assurer que l’entreprise répond correctement aux spécificités de la législation française ?
  • Quelle organisation et quels modes de fonctionnement mettre en œuvre pour optimiser les coûts de gestion de la formation ?
  • Comment accompagner les moments clés de la carrière de ses collaborateurs pour favoriser leur réussite ? Comment développer l’employabilité de ses salariés et les préparer à l’évolution des métiers ?
  • Comment mutualiser et pérenniser les connaissances internes de l’entreprise ?
  • Comment garantir que l’offre de formation est adaptée aux  besoins ? Comment calculer le ROI des actions de formation mises en place ?
  • Quels sont les outils de gestion de la formation qui existent aujourd’hui sur le marché ? Comment mettre en place un système intégré allant de la gestion du plan à la mise à disposition en libre-service de supports de formation pour faciliter les échanges autour du développement des compétences ?
  • Quels indicateurs mettre en place pour piloter la gestion de la formation ?
  • Quelles sont les nouvelles façons d’apprendre ? Comment apporter une réponse agile aux besoins et exigences des opérationnels, managers ou collaborateurs en matière de formation ?

 

Nos pistes de réflexion

 

Accompagner le déploiement de la stratégie de l’entreprise tout en répondant aux souhaits de développement des collaborateurs
  • Prendre en compte les axes stratégiques de l’entreprise dans la définition du plan de formation pour assurer le niveau d’excellence attendu et doter l’entreprise des compétences nécessaires pour demain
  • Définir et valider avec les managers des parcours de formation pertinents afin de garantir l’adéquation des formations aux besoins « terrain »
  • Exploiter les informations contenues dans les entretiens annuels d’évaluation afin d’identifier les compétences à acquérir et donner des réponses aux besoins exprimés par les salariés
Penser l’organisation de la fonction pour une meilleure qualité de service
  • Définir une organisation et des modes de fonctionnement permettant de canaliser les énergies sur la conception de la formation et limiter les activités à faible valeur ajoutée 
  • Entamer une démarche qualité au sein du service formation afin de permettre d’améliorer le service rendu aux salariés, de professionnaliser les équipes de gestion de la formation grâce à la diffusion de bonnes pratiques uniformisées (dans le cadre de la mise en place d’un Centre de Services Partagés (CSP), par exemple) et de sensibiliser les équipes pédagogiques à la réflexion sur le retour sur investissement des actions de formation proposées pour leur meilleure adéquation aux besoins exprimés
  • Définir des partenariats avec des OPCA et des prestataires de formation qui répondent aussi bien aux exigences de qualité de prestation délivrée, que de compétitivité économique
  • Optimiser et réduire les coûts liés à la Gestion de la Formation en envisageant la possibilité d’externaliser certaines activités ou en diversifiant les possibilités de financement

Piloter la politique de formation 

  • Sensibiliser les acteurs impactés aux nouvelles législations concernant la formation professionnelle en France et les prendre en considération dans chacun des choix de l’entreprise en termes de gestion de la formation
  • Disposer de tableaux de bord afin de suivre la mise en œuvre du plan de formation à la fois en termes stratégiques, budgétaires et d’actions de formation
  • Mettre ces tableaux de bord à disposition des décideurs, des partenaires sociaux  et des RH afin de leur donner de la visibilité sur les actions de formation réalisées
S’assurer d’avoir des processus et outils adaptés
  • Définir des processus clairs et partagés par tous les acteurs (règles de gestion, rôle de chacun, processus et étapes de construction et suivi du plan de formation, mode de partage des connaissances …)
  • Effectuer un benchmark des solutions SIRH présentes sur le marché, les comparer avec les outils déjà en place dans l’entreprise et, si nécessaire, déployer la solution la plus en adéquation avec les besoins exprimés en permettant au service Formation de limiter la charge des équipes sur l’administration de la formation
  • Accompagner le changement en impliquant chacune des parties prenantes dès le démarrage du projet de mise en œuvre des nouveaux modes de fonctionnement et de la solution choisie
Repenser la formation et l’élargir à d’autres modes d’apprentissage
  • Identifier les modes de formation en adéquation avec les métiers et contraintes de l’entreprise (organisationnelle, budgétaire, …)
  • Utiliser les nouveaux moyens de communication pour apprendre mieux et plus vite (E-learning, réseaux sociaux d’entreprise, etc.)
  • Créer un réseau interne de partage des savoirs et d’échanges des bonnes pratiques (plateforme d’échanges, université d’entreprise, …)

 

Les bénéfices

 

  • Définition d’une offre Formation mieux adaptée aux enjeux de l’entreprise et aux besoins des collaborateurs
  • Reconnaissance de l’apport de la formation comme levier de la performance de l’entreprise
  • Implication de l’ensemble des acteurs dans le processus de gestion de la formation, et notamment des managers dans le développement des compétences de leurs équipes
  • Diminution du taux d’absentéisme aux sessions de formation
  • Optimisation des financements de la formation grâce à une meilleure maîtrise des possibilités
  • Mise à disposition d’outils pérennes et adaptés à chacune des attentes des acteurs Formation 
  • Harmonisation des modes de gestion de la formation en interne et ainsi capitalisation sur les « bonnes pratiques »
  • Accès plus rapide à la connaissance pour les collaborateurs
  • Développement de la dynamique et des échanges entre collaborateurs autour des savoirs et compétences
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