L’externalisation des processus RH apporte certes des bénéfices, mais certains points sont à examiner avec attention pour que tout se passe bien. Découvrez les pièges à éviter pour mettre toutes les chances du côté de votre entreprise.
Le piège : externaliser pour externaliser
Le premier piège à éviter devrait être évident, mais certains tombent encore dedans : il ne faut pas externaliser uniquement pour externaliser, sans se poser de questions sur ce que cela apportera et sur ce que l’on va externaliser exactement.
Comment l’éviter ?
Il est important de définir avant tout les contours du projet : il est plus simple et logique de confier à un prestataire des tâches pour lesquelles l’entreprise n’a pas d’expertise en interne.
Le piège : un mauvais choix de prestataire
Se baser uniquement sur les coûts ou sur une recommandation pour prendre ce type de décision est une mauvaise idée. L’entreprise risque de se retrouver avec un partenaire qui n’aurait pas bien compris ses besoins ou son fonctionnement.
Comment l’éviter ?
Avant le lancement de l’appel d’offre, il faut déterminer des critères de sélection, établir des grilles d’analyse dans lesquelles on inscrira les résultats des retours des partenaires potentiels. Cette stratégie permet d’effectuer une présélection selon des données objectives. Reste ensuite à dialoguer avec le prestataire qui semble le plus prometteur afin de s’assurer qu’il a bien compris les attentes, la culture et les processus de l’organisation.
Le piège : devenir trop dépendant
La société ne doit pas se retrouver en défaut si la relation se passe mal. Elle doit minimiser la dépendance vis-à-vis du prestataire afin d’avoir une solution de secours en cas de problèmes.
Comment l’éviter ?
Il ne faut pas que l’entreprise se sépare totalement de son expertise en interne. Elle doit également réfléchir, en amont, à ce qu’elle fera si des problèmes se présentent : la possibilité de revenir en arrière doit rester ouverte.
Le piège : négliger l’impact
Certaines entreprises ont tendance à sous-estimer l’impact de l’externalisation des processus RH sur l’ensemble de l’organisation, ce qui crée des incompréhensions parmi les collaborateurs.
Comment l’éviter ?
L’aspect communication est primordial : il faut expliquer aux managers et salariés pourquoi l’organisation est transformée et quelles sont les spécificités du service défini avec le prestataire.
Le piège : ne pas anticiper les risques potentiels
L’externalisation des processus RH comporte trois principaux risques qu’il ne faut pas négliger. Le premier est le manque de réactivité, puisque l’entreprise devient dans une certaine mesure dépendante d’un prestataire. Le deuxième est la perte des compétences en interne déjà évoquée. Le dernier est la perte du sentiment d’appartenance à l’organisation, qui peut se traduire par des conflits.
Comment l’éviter ?
Avant la signature du contrat, il faut bien en définir les termes avec le fournisseur, afin d’éviter les surprises ensuite. Par exemple, certains contrats précisent que le prestataire a 48h pour faire parvenir les documents à partir du moment où l’entreprise les lui demande. Et une fois l’externalisation en place, le client doit assurer un suivi : il ne faut pas que le prestataire gère tout et que l’entreprise perde tout contrôle sur ses processus RH.