Vous êtes ici

Externalisation de la paie, centralisation, décentralisation quelle est la bonne approche ?

Externalisation de la Paie, centralisation ou décentralisation : une organisation à mettre en regard du contexte

Dans un contexte de « Cost-Killing », la trésorerie demeure la notion clé de survie de l’entreprise et la fonction Paie son centre de coût majeur… Nombreuses sont les entreprises à se poser la question de l’externalisation de la paie, nous vous accompagnons dans cette réflexion afin d’identifier ensemble quelle organisation est la plus optimale pour votre entreprise et ainsi gagner en efficacité et en productivité pour une meilleure maîtrise de votre fonction paie et de vos contraintes « Business ».

Lorsqu’on sait que :

  • 40 à 60% des bulletins de paie en France comportent des erreurs,
  • chaque année ce sont en moyenne près de 150 textes nouveaux qui viennent impacter directement le contenu et le calcul du bulletin de paie. Résultat aussi de la complexité du calcul ou de l’application de certaines mesures : Réduction Fillon, Forfait Social et Taxe de prévoyance…
  • l'externalisation de la paie représente environ un gain de 20 à 35 % des coûts internes de la gestion de la paie pour une prestation plus fiable et sans défaillance,

Il y a lieu de considérer la gestion de la paie comme un des leviers de performance et de création de valeur de l’entreprise. La paie est désormais un des enjeux majeurs des Directions des Ressources Humaines et des Directions Financières.

 

Face à tous ces enjeux, les entreprises sont à même de se poser des questions telles que :

  • Mon organisation est-elle optimisée pour fournir un service de qualité aux opérationnels ?
  • Comment rationnaliser notre processus de paie ?
  • Comment concilier nos enjeux en termes de compétitivité et la satisfaction des besoins vitaux des salariés ?
  • Quelles actions prioritaires à entreprendre pour améliorer l’efficacité de mon organisation ?
  • Comment réduire nos coûts ?
  • Quels sont les avantages et les inconvénients de l’externalisation, comment gérer sa mise en place, et quels en sont les risques ?
  • Comment analyser les conséquences organisationnelles ?
  • Comment harmoniser les processus paie dans un contexte international ?
  • Sommes-nous conformes au regard du règlementaire ?...

 

Externalisation de la Paie, centralisation ou décentralisation : nous vous accompagnons dans votre réflexion et dans la mise en place de votre organisation cible au travers d’étapes clés :

  • Réaliser un audit fonctionnel et organisationnel : détecter les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces en termes d’organisation et de fonctionnement. Les objectifs sont d’améliorer le mode de fonctionnement et l’organisation interne mais également de les optimiser.
  • Réaliser un Re-engeneering de processus : passer en revue et identifier les processus existants. Les objectifs sont d’optimiser les flux RH, d’automatiser des procédures structurées et harmonisées, d’industrialiser les actes RH et d’améliorer la répartition de l’activité RH paie.
  • Accompagner dans le choix et l’implémentation de l’externalisation de la paie : détecter les avantages et les risques de l’externalisation dans votre contexte. Les objectifs sont de définir au plus tôt un plan d’accompagnement basé sur une analyse d’impacts et d’opportunités, de garantir la cohérence des actions, de piloter les actions d’accompagnement du changement et de déploiement.
  • Recueillir l’expression des besoins : exprimer de façon claire, l’ensemble des besoins, actuels et futurs auxquels devra répondre le SIRH. L’objectif est de formaliser précisément les besoins fonctionnels de la RH et de réaliser le choix du progiciel informatique le plus adapté. La qualité de ce choix dépendra de la précision des informations obtenues. Cet investissement est important puisqu’il constitue la base de l’étude fonctionnelle approfondie nécessaire au paramétrage du progiciel.
  • Formaliser les règles / le livre blanc : identifier et recueillir l’ensemble des éléments permettant de décrire les règles de paie. L’objectif est d’analyser le règlementaire et de formaliser et de centraliser l’ensemble des règles sous forme d’un livre blanc.
  • Mener l’aide au choix en apportant expertise, rigueur et méthodologie : assurer la qualité et l’objectivité du choix pour garantir la qualité du projet et des prestations à venir grâce à la mise en place de grilles de lecture et de critères objectifs et pondérés. L’objectif est de sélectionner l’éditeur de progiciel répondant au mieux aux exigences techniques et fonctionnelles en termes de système de gestion de base de données et de système d’exploitation. Pour cela, il est nécessaire de réaliser un Benchmark Paie / GTA en analysant et en comparant les outils existants selon des critères objectifs. L’objectif est de présenter de manière exhaustive les outils SIRH, leurs fonctionnalités, leurs forces et leurs faiblesses afin de faciliter la sélection.
  • Garantir une mise en place et un déploiement de qualité : réaliser un véritable accompagnement fonctionnel et technique en effectuant le pilotage du projet d’intégration. Ce pilotage consiste à fournir un planning adapté au contexte et aux attentes, à mobiliser l’ensemble des collaborateurs afin de favoriser leur adhésion au futur système, à mettre en place des outils de pilotage et de communication nécessaires pour garantir le respect des objectifs et des délais du projet.
  • Réaliser un réel accompagnement au changement : garantir l’appropriation des outils et processus par les futurs utilisateurs grâce à la réalisation de guides utilisateur. Définir au plus tôt un plan d’accompagnement basé sur une analyse d’impact (social et organisationnel), garantir la cohérence des actions et des messages. Piloter et mettre en œuvre les actions d’accompagnement du changement et de déploiement.
  • Evaluer les compétences des gestionnaires et réaliser un plan de montée en compétences : analyser l’existant et détecter les leviers de performance en termes de compétences. Les objectifs sont de détecter les potentiels et de repositionner les qualités et les compétences des collaborateurs aux fonctions les plus adéquates
Share on Google+
@