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AMOA SaaS

AMOA SaaS : le contexte

L’avènement de la technologie SaaS (Software as a Service) apporte de nouvelles opportunités à la fonction RH, mais aussi de nouveaux concepts et méthodologies à comprendre et maitriser. Le SaaS est le reflet des nouvelles attentes des entreprises, « en faire plus avec moins » (de temps, de ressources et de budget). Face à l’ancien modèle On Premise,  le mode SaaS répond aux enjeux d’un monde changeant : rapidité du déploiement, évolutivité de l’outil en fonction du marché et des contraintes légales, fonctionnalités inspirées des best-practice des best-of-breed, prise en main directe de l’outil par les équipes RH et par conséquent indépendance vis-à-vis des équipes IT. Mettre en place une solution SaaS demande de la flexibilité aux équipes impliquées notamment celles d’accepter les contraintes des solutions « packagées » et d’adhérer à une méthodologie de projet propre à l’éditeur choisi. Pour accueillir cette nouvelle génération de SIRH, ConvictionsRH  vous aide à mettre en place la solution SaaS adaptée à votre contexte, en anticipant les évolutions du métier, et en assurant un pilotage transverse en lien avec vos équipes tout en respectant votre calendrier.

 

AMOA SaaS : la problématique

  • Qu’est-ce qui se cache derrière le discours commercial des éditeurs qui peut impacter votre déploiement ?
  • En quoi le mode SaaS change la collaboration DRH / DSI et qui doit porter le projet ?
  • Quelles sont les attentes des utilisateurs de l’outil en termes de fonctionnalité et de processus RH ?
  • Quelle est l’organisation cible et quelles sont les compétences à acquérir ?
  • Quelles sont les contraintes du calendrier RH et du calendrier SI ?
  • Quels sont les délais pour la mise en place de la solution ?
  • Comment la solution choisie s’intègrera dans votre écosystème SI et s’adaptera à votre organisation actuelle et future?
  • Quelle mode de gouvernance adopter pour garantir la qualité du pilotage et le contrôle des risques ? Comment mobiliser les équipes dans le long terme face à des projets très courts ? 
  • Comment préparer le post-projet ? Quelle est la stratégie de gestion du changement la mieux adaptée ? 

 

AMOA SaaS : nos solutions 

Lors d’un projet SaaS RH, l’objectif est que la mise en œuvre se réalise dans les 6 mois, suivie d’une amélioration continue quelle que soit la solution retenue. Chaque éditeur propose sa propre méthodologie de déploiement en distinguant les phases de conception des phases de paramétrage ou au contraire en proposant un paramétrage itératif. Notre connaissance des outils nous permet de proposer une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) prenant en compte ces spécificités éditeurs. Notre méthodologie se décompose en plusieurs phases complémentaires permettant un déploiement maitrisé de/des outil(s) et une adhésion optimale des collaborateurs et des managers.

 

Cadrer et piloter vos projets

  • Mettre en place la gouvernance appropriée en considérant que la priorité donnée aux besoins fonctionnels et l’aspect « clés en main » font basculer la gestion du projet en mode SaaS vers la DRH
  • Expliciter la logique de déploiement et les contraintes des outils SaaS pour préparer les équipes projet à accepter une certaine proportion de fonctionnalités standards
  • Communiquer sur la valeur-ajoutée finale pour éviter d’éventuelles frustrations liées à l’impossibilité de réaliser des développements spécifiques
  • Comprendre et prioriser les besoins métier à partir de l’analyse des processus actuels
  • Prendre en compte les feuilles de route des éditeurs pour planifier les travaux et profiter de nouvelles fonctionnalités disponibles dans les nouvelles versions 
  • Identifier les scenarii d’évolution du SIRH et définir la stratégie de mise en œuvre en respectant les méthodologies éditeurs
  • Valider et partager les enjeux et objectifs du SIRH et du projet avec tous les clients de la fonction RH
  • Définir le planning du projet, identifier les acteurs impliqués et mettre en place les instances de gouvernance

 

Concevoir et paramétrer votre outil

  • Réaliser des ateliers d’expression de besoins métier. Formaliser des processus RH cibles prenant en compte les possibilités des outils. La maturité des processus joue un rôle d’accélérateur lors des ateliers
  • Formaliser les spécifications fonctionnelles et documenter les échanges avec l’éditeur pour garantir un déploiement d’outil en ligne avec vos attentes
  • Définir et partager les référentiels métiers (emplois/fonctions, compétences, organisation…)
  • Piloter et suivre l’avancement des paramétrages. Le planning strict du mode SaaS rend nécessaire un pilotage au plus près et un besoin de réactivité impératif
  • Anticiper les problématiques d’intégration et de reprise des données. Élaborer la stratégie de reprise des données et piloter sa mise en œuvre avec un programme de “qualité de données”
  • Eviter le travail en silos et faire collaborer les différents responsables de domaine pour déployer un outil intégré à forte valeur-ajoutée. Il faut profiter des opportunités d’une suite intégrée en ayant une vision transverse

 

Tester et recetter la solution 

  • Définir le plan de recette
  • Identifier les scenarii de test et réaliser les cahiers de recette
  • Créer les jeux de données dans la base de test
  • Réaliser la recette fonctionnelle de l’outil
  • Organiser et animer la recette métier. Etant donné les délais très courts d’implémentation, il est recommandé de profiter des recettes pour impliquer les acteurs impactés (managers, collaborateurs, filiales…) pour faciliter l’adhésion
  • Coordonner la recette, suivre les anomalies, livraisons, correctifs et évolutions

 

Déployer la solution et accompagner le changement

  • Définir la stratégie de déploiement (Big Bang, Séquencement…) et le plan d’accompagnement du changement. Un planning adapté aux délais très courts de déploiement
  • Diagnostiquer la situation par pays/entités. Effectuer une analyse d’impact et prendre en compte les différences culturelles, activer les différentes langues proposées par la solution 
  • Accompagner le déploiement et assister les utilisateurs. Proposer des outils adaptés au mode SaaS, comme par exemple des supports évolutifs pour répondre aux montées de version fréquentes. 
  • Définir et mettre en place un processus d’amélioration continue et challenger l’éditeur pour inclure de nouvelles fonctionnalités dans les versions futures

 

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